Jak vytvořit redakční kalendář v kalendáři Google [šablony zdarma]

Gravatar Obrázek

Jednou z nejčastějších otázek, které dostáváme od aspirujících a současných příchozích obchodníků, je: „Jak spravujete veškerý tento obsah?“

Když jim řekneme, že používáme redakční kalendář, další otázka často zní: „Ach, kolik to stojí?“

Nic. Protože většinou používáme Kalendář Google.

Překvapený? Existuje spousta skvělých nástrojů pro kalendář, ze kterých si můžete vybrat. (Ve skutečnosti pro vás, kteří jste zákazníky HubSpot, existuje marketingový kalendář zabudovaný přímo do softwaru HubSpot.) Ale poté, co jsme vyzkoušeli spoustu dalších řešení, náš tým zjistil, že fungujeme opravdu nejlépe jen s jednoduchým kalendářem Google. Ve skutečnosti to bylo vlastně nejdelší řešení redakčního kalendáře, jaké náš tým kdy viděl.

Takto jsme to nastavili.

Sledujte spolu s Šablony redakčního kalendáře zdarma

Redakční kalendář blogu HubSpot - šablona zdarma v aplikaci ExcelStáhněte si šablonu zdarma

1. Stáhněte si zdarma šablony redakčního kalendáře HubSpot.

První věc první: Stáhněte si šablony kalendáře výše (jsou zdarma.) Tímto způsobem budete mít ve svém počítači tři šablony redakčního kalendáře, které můžete používat ve svém volném čase: jednu pro Kalendář Google, jednu pro Excel a druhou pro Tabulky Google. V tomto příspěvku na blogu budeme pokračovat jak importovat šablonu aplikace Excel do Kalendáře Google.

2. Upravte svou šablonu a připravte se na import do Kalendáře Google.

Ve výchozím nastavení budou data publikování na šablonách, které stáhnete, označena pro rok 2016. Neváhejte je změnit na současný rok v samotné tabulce - můžete je také přetáhnout na data podle vašeho výběru po nahrání souboru do Kalendář Google.

Kalendář Google usnadňuje načtení kalendáře, který jste si předem vytvořili v jiném programu, do Googlu. To zahrnuje Microsoft Excel. Zde je postup, jak importovat šablonu kalendáře Excel, kterou jste stáhli v předchozím kroku, do Kalendáře Google:

3. Otevřete Kalendář Google.

Jakmile si stáhnete (nebo vytvoříte) kalendář, který se otevře v aplikaci Microsoft Excel, je čas otevřít Kalendář Google. Jen se ujistěte, že jste již přihlášeni k účtu Gmail, ke kterému má mít tento kalendář přístup.

4. Pomocí levé rozevírací nabídky vytvořte nový kalendář.

Nyní je čas nastavit svůj Kalendář Google tak, aby vyhovoval informacím v tabulce aplikace Excel. Nejprve přejděte do svého Kalendáře Google a klikněte na znaménko plus napravo od „Ostatní kalendáře“, jak je znázorněno na následujícím obrázku. V zobrazené rozbalovací nabídce vyberte možnost Vytvořit nový kalendář.

Přidání nového kalendáře do Kalendáře Google

5. Vyplňte údaje o svém novém kalendáři.

Vyplňte pole, která se zobrazí na další obrazovce. To zahrnuje stručný popis vašeho kalendáře, jak je zobrazeno níže, aby lidé měli správný kontext, když je pozvete do tohoto kalendáře. Po dokončení vyplňování podrobností klikněte na „Vytvořit kalendář“.

Přidání podrobností do Kalendáře Google k vytvoření nového kalendáře

6. Importujte soubor XLS nebo CSV ze stejné rozbalovací nabídky.

Pomocí stejné rozevírací nabídky, kterou jste použili k vytvoření redakčního kalendáře, nyní importujete samotný soubor Excel do Kalendáře Google. Klikněte na znaménko plus a vyberte možnost Importovat.

Klikněte na pole pro nahrávání s textem „Vybrat soubor z počítače“ a vyhledejte soubor s názvem „Blogový redakční kalendář - Excel“, který byl zahrnut do souboru ZIP, který jste stáhli v kroku 1 výše.

7. Vyberte, do kterého kalendáře chcete tento soubor přidat.

Ve druhém poli pod importovaným souborem klikněte na rozbalovací nabídku „Přidat do kalendáře“. Z rozevírací nabídky vyberte název právě vytvořeného kalendáře, jak je uvedeno níže. Poté klikněte na „Importovat“.

Importujte kalendář Excel do Kalendáře Google

8. Klikněte na Importovat.

Jakmile nahrajete soubor aplikace Excel a vyberete kalendář, do kterého chcete tento soubor přidat, klikněte na „Importovat“. Mělo by se zobrazit dialogové okno Import kalendáře, které vám sdělí, že bylo úspěšně importováno sedm událostí. Klikněte na „Zavřít“.

Nyní, pokud jste nezměnili data prvních sedmi přiřazení v původním dokumentu aplikace Excel, můžete nyní. Přejděte na 3. ledna 2016, což je začátek vašeho kalendáře. Ujistěte se, že všechny ostatní kalendáře jsou dočasně skryty kliknutím na barevné pole nalevo od názvu kalendáře. V týdnu od 3. ledna 2016 byste měli každý den od 10:11 do XNUMX:XNUMX vidět pouze jednu událost kalendáře „Blog TBD“.

Pomocí editačního okna každého přiřazení můžete změnit datum publikování. Pokud jste například spokojeni s časem publikování 10:2016, můžete jednoduše změnit datum od X. ledna 2019 do X. ledna 2019. Každé přiřazení se poté zobrazí jako bloky událostí ve vašem zobrazení měsíčního kalendáře XNUMX.

9. Určete svůj plán publikování.

Nyní, když máte svůj kalendář vytvořený, je čas jej vyplnit úkoly pro daný rok. To je, když musíte učinit určitá rozhodnutí ohledně harmonogramu publikování vašeho blogu.

Zatímco soubor Excel, který jste importovali, účtuje jeden blogový příspěvek za den, neznamená to, že musíte publikovat sedm dní v týdnu. Možná budete chtít publikovat každé pondělí, středu a pátek. Nebo možná plánujete publikovat jen ve čtvrtek. Pamatujte, že klíčem k úspěšnému blogování je kvalita nad kvantitou. Pokud bude kvalita vašeho obsahu úspěšná, nepřetěžujte se plánem blogů. (Přečtěte si tento blogový příspěvek pro některé skvělé srovnávací údaje o tom, jak často by společnosti měly blogovat.)

Pokud se rozhodnete snížit počet dní, které chcete publikovat, klikněte na událost kalendáře daného dne a vyberte možnost Smazat.

I když jste chtěli publikovat vícekrát denně, aktualizace tohoto kalendáře je stejně snadná jako přidání události. Vyberte slot ve svém kalendáři a přidejte další událost „Blog TBD“ a zkopírujte výchozí popis z jiné z importovaných událostí.

Dále je čas na drobné úpravy. V současné době jsou události „Blog TBD“ nastaveny na 10:XNUMX. Tyto události můžete kdykoli přesunout na libovolný čas, který váš blog během dne zveřejní.

10. Nastavte opakující se události.

Nyní, když máte nastavena data a časy publikování, můžete tyto opakující se události vytvořit ve svém kalendáři. Pokud máte pravidelný plán publikování, jako každé pondělí, středu a pátek v 10:00, vložte jej jako opakující se „slot“ do svého kalendáře. Je v pořádku, pokud tam ještě nemáte nějaký dokončený obsah - nebo dokonce pracovní název. Je to jen připomínka, že chcete publikovat něco ten den.

Chcete-li přidat svůj opakující se slot, klikněte na svou první událost „Blog TBD“ a kliknutím na ikonu tužky svou událost upravte. Tím se dostanete k podrobnostem příspěvku, kde můžete pro každý úkol vytvořit vlastní opakující se plán, jak je znázorněno na následujícím obrázku.

Nastavení vlastního plánu opakování v Kalendáři Google pro opakující se událostPříspěvek můžete nastavit jako opakovaný příspěvek, aby se automaticky zobrazoval každé pondělí, středu a pátek v 10:00 (nebo v libovolné dny a časy, které chcete).

Nastavení vlastního opakování v Kalendáři Google pro opakující se událost

Jakmile vyberete opakující se dny, stiskněte „Hotovo“ a „Uložit“ a budete mít k dispozici rámec redakčního kalendáře, se kterým můžete pracovat.

Prozatím si ponechte název události jako „Blog TBD“, ale můžete si přizpůsobit popis pomocí jakýchkoli dalších podrobností, které chcete pro každý příspěvek uvést. Počkejte, až pozvete libovolného hosta, protože to použijeme k přiřazení příspěvků autorovi, jakmile začnete vyplňovat svá témata. Po dokončení klikněte na „Uložit“.

Pokud nemáte takový opakující se harmonogram, možná ještě nepotřebujete redakční kalendář - ale je to dobrý způsob, jak si stanovit cíle. Pokud víte, že chcete každý týden publikovat určitý počet příspěvků, i když nezasáhnete každý jednotlivý slot, je to pro vás a váš tým dobrá připomínka, že o toto byste se měli všichni snažit.

11. Vyplňte své vydavatelské pozice.

Nyní, když znáte všechny sloty, které máte chtít vyplnit, musíte vlastně ... víte ... vyplnit je. (Pokud zatím nemáte náměty na téma, podívejte se na tento bezplatný generátor nápadů na témata. Získáte několik dobrých nápadů na obsah, který chcete vložit do kalendáře.)

Řekněme, že jeden z příspěvků, který chcete napsat, je „10 překvapivých faktů o Tapírech“ a jeden z příspěvků, které jste již napsali a které chcete zveřejnit později, je „Myslíte, že jste vystřiženi, abyste vlastnili tapíra? Nejprve si přečtěte. “ Chladný! Jednoduše je přidejte do kalendáře kliknutím na „Post - TBD“ ve správném datu, výběrem „Edit Event“ a změnou textu „Post - TBD“ na skutečný název příspěvku.

Změna názvu příspěvku v redakčním kalendáři Google

Řekněme, že vlastně nechcete psát „10 překvapivých faktů o Tapírech“ a chcete, aby to místo toho napsal váš kolega. Chcete-li přiřadit autorovi příspěvek, pozvete jej na událost jako hosta. Chcete-li to provést, klikněte na událost, stiskněte „Upravit událost“, poté pozvěte kolegu na příspěvek zadáním jeho jména nebo e-mailové adresy do pole „Přidat hosty“, výběrem možnosti „Přidat“, když se objeví jejich jméno, a jakmile akci dokončíte, stiskněte „Uložit“.

Přidávání hostů do Kalendáře Google

Nyní může každý vidět, kdo je zodpovědný za psaní příspěvku, který se v daném časovém úseku zvýší.

Můžete to udělat o krok dále přidáním podrobností do pole „Popis“ události, jak je uvedeno ve velkém poli na snímku obrazovky výše. Můžete zahrnout rychlý přehled, klíčová slova, na která plánujete cílit příspěvek, cílové publikum, které se snažíte oslovit, a nabídku nebo CTA, na kterou nasměrujete čtenáře na konci příspěvku. Nezapomeňte termín splatnosti konceptu.

Než vám Kalendář Google umožní uložit událost, zobrazí se dialogové okno s dotazem, zda chcete změnit pouze tuto událost nebo všechny události v sérii. Vyberte možnost „Pouze tato událost“.

Upravte opakující se událost a uložte pouze tuto událost

Opakováním těchto kroků přiřadíte každé téma blogu dnes i v budoucnu.

12. Sdílejte svůj redakční kalendář s ostatními.

Nyní, když máte svůj kalendář nastavený, můžete začít pozvat lidi, aby si ho mohli prohlédnout. Doporučuji vám začít se svým bezprostředním týmem a pravidelnými přispěvateli - stejně jako s každým, kdo se vás pravidelně ptá na zveřejnění obsahu na vašem firemním blogu.

Chcete-li sdílet tento redakční kalendář s lidmi, jednoduše vyhledejte svůj redakční kalendář v části „Moje kalendáře“, jak je uvedeno níže. Klikněte na tři tečky vedle názvu kalendáře a poté, co se v rozevírací nabídce zobrazí možnost „Nastavení a sdílení“. Budete přesměrováni na stejnou obrazovku, jakou jsme viděli, když jste v kroku 2 poprvé vyplnili podrobnosti svého redakčního kalendáře.

Nastavení sdílení v Kalendáři GooglePoté můžete přidat jména lidí, se kterými chcete kalendář sdílet, a nastavit správné úrovně oprávnění pro každého pozvaného.

Je rozumné udržovat ty, kteří mají nastavení oprávnění, aby spravovali změny a sdílení na minimum, aby v kuchyni nebylo příliš mnoho kuchařů - ale doporučuji vám nechat všechny vidět všechny podrobnosti o událostech, aby bylo jasné, jaký obsah se bude v každém z nich slot.

Pod nadpisem „Sdílet s konkrétními lidmi“ zadejte e-mailové adresy osob ve vašem obsahovém týmu a rozhodněte se, zda mají oprávnění k prohlížení, úpravám nebo správci. Uložte aktualizovaná nastavení.

Proč používat Kalendář Google jako redakční kalendář funguje

Již jsem zmínil, že jsme vyzkoušeli mnoho různých řešení redakčního kalendáře, a toto je jediné, které uvízlo déle než pár měsíců. Myslím, že jedním z důvodů je to, že Gmail používáme pro náš firemní e-mail, což znamená, že všichni v našem týmu jsou již v Gmailu (a konkrétně v jejich kalendáři) celý den. Výsledkem je, že pro lidi není těžké si zvyknout kontrolovat redakční kalendář, protože pro ně není těžké ho najít.

Kalendář Google také usnadňuje pohyb a plánování věcí, protože ... no ... už je to kalendář. Má všechny funkce, které potřebujete, abyste mohli naplánovat věci a dát vědět lidem, kteří o tom potřebují vědět. Když jsme k tomu používali jiná řešení, snažili jsme se hacknout funkci kalendáře místo toho, abychom se spoléhali pouze na již existující.

V těchto liniích je přidávání lidí k prohlížení vašeho kalendáře jednoduché, což usnadňuje spolupráci více týmů, sledování toho, co se zveřejňuje, a zjištění, kdy mohou zahájit obsah a kampaně.

Nakonec to vytvoří precedens pro ostatní týmy, které s vámi budou koordinovat opravdu jednoduchým způsobem. Můžete mít kalendář pro nadcházející kampaně, nabídky, prosazování sociálních médií, uvedení produktu na trh - pojmenujete jej. A všichni můžete tyto kalendáře navzájem sdílet, abyste měli přehled o všem, co se děje na jedné obrazovce, abyste mohli snáze koordinovat.

Existují další řešení pro udržování redakčního kalendáře? Samozřejmě. Ale pokud hledáte minimální životaschopný produkt a v tom bezplatný, není to příliš ošuntělé. Po nějakou dobu udržuje náš obsahový tým zdravý, agilní a transparentní - a myslím, že by to pro vás mohlo udělat totéž.

původní článek