Vytvořte poštovní schránku místnosti v aplikaci Office 365

V dnešním dotazu na správce vám ukážeme, jak vytvořit a používat konferenční místnosti v Office 365.

Aplikace Office 365 má funkci s mnoha různými názvy. Je označována jako pokojová schránka, zasedací místnost, konferenční místnost atd. Bez ohledu na to, co jej nazýváte, je to funkce, která členům skupiny řízení organizace nebo příjemců správy umožňuje vytvořit poštovní schránku prostředku, který je přiřazen k fyzické umístění ve vaší organizaci, například zasedací místnost.

Místní poštovní schránky

Služba Office 365 umožňuje vytvářet poštovní schránky zařízení, které jsou koncepčně podobné poštovním schránkám. Nejsou však svázány s fyzickou polohou. Například může být vytvořena poštovní schránka zařízení, která uživatelům umožní rezervovat zdroj, například projektor nebo počítač.

Uživatelé si mohou při vytváření požadavků na schůzku vyhradit fyzická místa výběrem místa zdroje. Dále uživatelům mohou být přidělena oprávnění poštovní schránky prostředků, aby mohli přímo spravovat svůj kalendář.

Vytvořte poštovní schránku pokoje

Existují dva způsoby vytvoření poštovní schránky v aplikaci Office 365. Nejjednodušší způsob je pomocí aplikace Admin a to je to, co vám ukážeme níže. Je také možné použít Exchange Administration Center (EAC).

  • Přihlásit se do Úřad 365 pomocí účtu správce.
  • V levém podokně klikněte na položku Zdroje v seznamu možností.
  • Klepněte na položky Pokoje a zařízení v části Zdroje.
  • Klepněte na tlačítko Přidat pod položkou Domů> Vybavení a vybavení vpravo od administračního portálu.
  • Zvolte typ místnosti v rozbalovací nabídce Typ. Vyberte zařízení nebo pokoj.
  • Zadejte název a e-mailovou adresu nového zdroje.
  • Volitelně můžete zadat další informace o zdroji v kapacitě, umístění a telefonním čísle.
  • Klepnutím na tlačítko Přidat proces dokončíte.

Vytvoření nové poštovní schránky může trvat několik minut.

Vytvoření poštovní schránky místnosti v aplikaci Office 365 (Image Credit: Russell Smith)

Vytvoření poštovní schránky místnosti v aplikaci Office 365 (Image Credit: Russell Smith)

Jakmile byla poštovní schránka vytvořena, uvidíte přehled konfigurace poštovní schránky v administrátorském portálu.

  • Klikněte na možnost Nastavit možnosti plánování, chcete-li upravit, kdo může spravovat poštovní schránku.
  • V části Upravit možnosti rezervace můžete změnit některé výchozí nastavení pro poštovní schránku. Příkladem toho můžete změnit, zda jsou žádosti o schůzku odmítnuty, které spadají mimo okno Rezervace a Maximální trvání.
  • Pod Delegáty můžete přidat uživatelské účty, které mohou spravovat poštovní schránku. V tomto příkladu jsem se přidal a vypnul nastavení na automatické schůzky. Potřebuji ručně.
  • Po dokončení klikněte na tlačítko Uložit.

Nastavte plánování plánovaných poštovních schránek a možnosti delegování (Image Credit: Russell Smith)

Nastavit schůzku poštovních schránek a možnosti delegovat (Image Credit: Russell Smith)

Nová zasedací místnost se objeví v okně portálu pod položkou Pokoje a zařízení. Uživatelé budou moci při vytváření nové události v kalendáři Office 365 vybrat místnost z rozbalovací nabídky Přidat místo nebo rozbalit.

Přidat kalendář pokoje v aplikaci Outlook 2016

Pokud vám byl přidělen přístup delegátů do poštovní schránky pokoje, můžete otevřít kalendář poštovní schránky v aplikaci Outlook.

  • Otevřete aplikaci Outlook 2016.
  • Přepněte do kalendáře pomocí ikony v levém dolním rohu aplikace Outlook.
  • Klepněte na Otevřít kalendář v pásu karet v horní části aplikace Outlook a vyberte možnost Otevřít sdílený kalendář.
  • V dialogovém okně Otevřít sdílený kalendář klepněte na tlačítko Název.
  • V dialogovém okně Vybrat název se ujistěte, že adresář je v rozbalovací nabídce nastaven na položku Globální seznam adres.
  • Zvolte poštovní schránku pokoje ze seznamu dostupných poštovních schránek a klepněte na tlačítko OK.
  • Kalendář se otevře v aplikaci Outlook.

Otevřete kalendář poštovní schránky v aplikaci Outlook 2016 (Image Credit: Russell Smith)

V tomto článku jsem vám ukázal, jak vytvořit v aplikaci Office 365 poštovní schránku místnosti a spravovat její nastavení.

Příspěvek Vytvořte poštovní schránku místnosti v aplikaci Office 365 se objevil nejprve na Petri.

Napsat komentář

Tyto stránky používají Akismet k omezení spamu. Zjistěte, jak jsou vaše údaje komentářů zpracovávány.