Sådan vælger du den perfekte printer til din SMB

Opdateret: Sådan vælger du den perfekte printer til din SMB

Introduktion og printer valg

Bemærk: Vores valg af en printerprinterfunktion er blevet fuldt opdateret. Denne artikel blev første gang offentliggjort i november 2012.

Den papirløse kontor har fortsat været iøjnefaldende af dets fravær. Faktisk synes at bruge papir i et kontormiljø være så populært som nogensinde. Selv med evnen til at digitalisere ethvert papirdokument forbliver det trykte ord en stædig del af kontorets liv.

Så din virksomhed skal have en printer, men hvilken type vælger du? Selvfølgelig, som med mange forretningsbeslutninger, vil det valg du foretager være meget subjektivt. Da ingen to virksomheder er de samme, vil deres printerbehov heller ikke være det samme. For at starte med har du et valg af tre brede kategorier af printere:

1. Blækprintere

Som deres navn tyder på, inkjet printere Brug flydende blæk, der sprøjtes på papiret for at skabe billedet. Blækpatroner har fortsat udviklet deres evner og er i dag den mest alsidige printer, din virksomhed kan købe. Uanset om du skal udskrive kontorsdokumenter eller fotos af høj kvalitet, er der en inkjet printer, der passer til dine behov.

2. Laserskrivere

I mange år laserskrivere var for dyrt til små virksomheder eller hjemmebrug, men i dag er de kompakte og overkommelige. Den store fordel ved laserprint er hastigheden. Ved hjælp af tør toner er tonerkassetternes kapacitet mange gange større end en typisk blækpatron. Virksomheder, der skal udskrive store mængder dokumenter hurtigt, bør vælge en laserprinter.

3. Alt-i-en printere

Også kendt som Multifunktionelle enheder (MFD'er), har disse printere en indbygget scanner- og faxfunktion. For små virksomheder, der har brug for en kompakt printer, men samtidig ønsker at integrere scanning og fax, er MFD'er et ideelt valg.

Nogle virksomheder kan også have specialudskrivningskrav. Hvis din virksomhed skal udskrive større dokumenter, er A3-papir (297 x 420mm eller 11.7 x 16.5-tommer) tilgængelige. Og de fleste inkjetprintere vil kunne udskrive via hukommelseskort. Endelig er en bred vifte af printere nu trådløse, hvilket betyder, at de kan udskrive fra stationære pc'er, tablets eller smartphones via virksomhedens Wi-Fi-netværk.

HP Officejet Pro X576dw

Printer valg

Med så mange valg kan det være svært at træffe den rigtige beslutning. Hvis din virksomhed ikke har brug for noget specialudskrivning, såsom store sidestørrelser, vælger valget i grunden ned til inkjet eller laser.

Hastighed

I et travlt kontor ønsker ingen at vente på deres arbejde at udskrive. Her har laserprinteren en klar fordel. Hvis du udskriver de fleste af dine dokumenter i sort / hvid, kan laserprintere opnå 60 sider pr. Minut (PPM) med nogle arbejdsheste der overstiger det.

Kvalitet

Den type trykning, din virksomhed skal gøre, vil lede det til kvaliteten af ​​den produktion, der er nødvendig. Blækpatroner er forbedret massivt i løbet af de sidste par år, men for mange har lasere stadig kanten på kvalitet. Hvis din virksomhed skal udskrive kundepræsentationer, vil en laser give dig skarp tekst og grafer. Når det er sagt, vil fotografering få et mere naturligt udseende, hvis de udskrives på et blækpatron.

arbejdsbyrder

Hvor mange sider din virksomhed vil churn out hver måned er arbejdsbyrden eller arbejdscyklussen, som den også kaldes. Printere har mekaniske komponenter, som har en levetid. Se efter en arbejdsbyrde for printeren, der svarer til det gennemsnitlige antal sider, din virksomhed skal udskrive hver måned for at undgå sammenbrud og et fald i udgangskvaliteten.

Netværk og sikkerhed

Laser- og inkjetprintere har været konvergerende med mange, der nu tilbyder højhastigheds-Ethernet-tilslutning eller Wi-Fi. Hvis din virksomhed skal udskrive følsomme dokumenter, køber nogle printere disse, indtil en PIN-kode er indtastet i printeren af ​​en autoriseret bruger.

Egenskaber

Mange små virksomheder søger at gøre mere med mindre for at reducere deres omkostninger. Her er en MFD den perfekte løsning. For at sikre, at din MFD opfylder virksomhedens behov, følg denne tjekliste:

1. Kan maskinen din virksomhed overvejer at håndtere den nødvendige kapacitet?

MFD'er kommer i alle former og størrelser. Mange er rettet mod hjemmemarkedet. Se nøje på den angivne kapacitet og match den med din virksomheds arbejdsbyrde.

2. Hvor vigtigt er kvaliteten af ​​scanning og udskrivning?

Mange af de nyeste multifunktionsmaskiner bruger printteknologi, der indtil for kort tid siden kun blev fundet i avancerede laserskrivere. Se på prøver af print og scannet udgang, inden du vælger det.

3. Er der brug for faxfunktion?

Fax er langt fra et dødt kommunikationsmedium, hvor mange store virksomheder stadig har brug for det. Se på faxfunktionen til MFD'en, som i dag sandsynligvis vil bruge skyen samt direkte opkald til en anden faxmaskine.

4. Vil din virksomhed være nødt til at håndtere følsomme oplysninger?

Adgang til funktionerne i en MFD skal styres med PIN-kode eller adgangskoder. Sørg også for, at MFD kun udskriver de nødvendige kopier for at sikre datasikkerhed. Og tænk på om USB-porten skal deaktiveres.

5. Har din virksomhed brug for fjernudskrivning?

Med fremkomsten af BYOD (Medbring din egen enhed), er udskrivning fra mobile enheder hurtig og effektiv. Se nøje på de apps, der vil bruge MFD'en til at sikre, at disse tilsluttes sikkert.

Den omhyggelige vurdering af organisationens udskrivningsbehov fører dig til den rigtige printer med de nødvendige funktioner. Med en række faktorer at overveje skal du afbalancere disse for at oprette en liste over behov, som du kan bruge til at matche til din perfekte printer.

Løbende omkostninger

Løbende udgifter

En af de største bekymringer med printere er, at hvad vil de løbende omkostninger være efter printerens levetid efter deres oprindelige købspris?

For mange virksomheder er blækprisen for deres printere ofte en eftertanke, faktisk hvis det overhovedet overvejes. I årtier har printeren (især inkjetprintere) været berated for den høje pris for printerblæk. Fabrikanter nævner høje F & U-omkostninger som årsagen, men virksomheder har forstået i flere år at blækomkostningerne vil være høje for at kompensere for de lave omkostninger ved at købe printeren selv.

Forskellige ordninger er blevet prøvet gennem årene med HP Instant Ink være den seneste. Her er en kompatibel printer - for virksomheder er OfficeJet Pro 8610 alt-i-en et godt valg - vil automatisk bestille mere blæk via post for at sikre, at den aldrig løber tør.

Du tilmelder din printer og angiver et abonnementsniveau baseret på antallet af sider om måneden, du vil udskrive. Systemet er fleksibelt nok til at give virksomhederne mulighed for at begynde med et lavt abonnement, og dermed øges udskrivningsvolumenet.

Da omkostningerne ved udskiftning af blækpatroner forbliver høje, er markedet for ubrændte patroner blevet udbredt. Skal din virksomhed bruge ufarvet blæk? Inkjet-printerproducenterne har brugt forskellige teknikker til at stoppe denne praksis, idet de mest almindelige er tilføjelsen af ​​en mikrochip til deres egne legitime patroner, som printeren læser, inden den accepterer det nye udskiftningsblæk.

Kvaliteten af ​​blæk og de vedhæftede mikrochips kan være et problem for nogle printere. Forskning ved, som viste, at det virkelig er en prøve- og fejløvelse, hvor nogle brugere har ringe eller ingen problemer med ubrændte patroner, mens andre rapporterer, at deres printere afviser patronerne helt. Hvis din virksomhed søger at spare nogle penge på patroner, ser det ud til, at du bliver nødt til blot at prøve et par fra ubrandede sælgere og se hvilket arbejde. Det er dog et forsøg værd, da de kan koste halvdelen af ​​detailprisen på mærkevarer.

I flere år har det været muligt at eftermontere en inkjetprinter med en genopfyldelig blækbeholder. Blækpatronerne i printeren udskiftes med nye patroner, der har et rør, der løber til en stor ekstern blækbeholder til hver blækfarve, som kan genopfyldes.

Epson EcoTank

EcoTank-løsning

Brug af dette system er fryntet af printerproducenterne, hvorfor Epson har lanceret EcoTank. Den nye serie af printere har eksterne blækbeholdere, der kan genopfyldes med større kapacitet blækflasker. For virksomheder er Epson ET-4500, 4550 og WF-R4640 MFD'er, der skal tjene de fleste behov.

Den oprindelige pris for printeren er højere, end du ville forvente, men Epson hævder, at du har to års værd at udskrive fra det medfølgende blæk. Nye flasker blæk har en kapacitet på 70ml (den gennemsnitlige blækpatron er mindre end 10ml i de fleste tilfælde) og koster omkring £ 8 (ca. $ 11, AU $ 16), hvilket gør dette system meget omkostningseffektivt, hvis din virksomhed har en stor arbejdsbyrde . Systemet er indledningsvis rettet mod hjemmebrugeren, men små virksomheder kan ligeledes gøre brug af EcoTank at få mere kontrol over deres blækomkostninger.

Din virksomhed skal have en pålidelig udskriftstjeneste. Ved at vurdere dine udskrivningsbehov vil du guide dig til den rigtige type printer med tilstrækkelig kapacitet. Løbende omkostninger forbliver et problem med de vedvarende høje omkostninger ved inkjet- og tonerpatroner, der varemærker, men din virksomhed kunne undersøge, om EcoTank er svaret.

Giv en kommentar

Dette websted bruger Akismet til at reducere spam. Lær, hvordan dine kommentardata behandles.