Sådan bruges Collaboration Software til Map Workflows

Få organiseret - Kortlægning af arbejdsgange og tankegang til samarbejdsværktøjer

På den allerførste dag i mit allerførste rigtige job tog mig den mest ledende redaktør af journalforlag, der hyrede mig, mig til et stort flowdiagram, der var fastgjort på en væg. "Sådan går en artikel fra skriftlig til offentliggjort," sagde hun. Hun gik igennem hele processen og understregede de dele, hvor mit hold og jeg var involveret. Dette var 2001, før samarbejde software var frit tilgængelig, men de lektioner, jeg lærte den dag, gælder også i denne alder af Asana og Slack.

Hver journalartikel gik ind i en overdimensioneret poly-konvolut med et stykke papir tapet på forsiden. Papiret var farvekodet til tidsskriftet, hvori artiklen skulle fremgå. Vi kaldte dette en jobjakke. Hver gang artiklen gik til en anden afdeling, hvad enten det var til kopiereeditors for korrekturlæsning eller til keyboardingafdelingen for ændringer, blev logistikens historie logget på jobbet. Når en medarbejder blev færdig med det, ville hun tildele det til en ny afdeling ved at skrive en linje på banebladet. Enhver, der så en jobjakke, vidste nøjagtigt alle de faser, som artiklen havde været igennem, og hvor den skulle gå videre.

Tænk på det var disse jobjakker en forløber til og fysisk manifestation af dagens workflow software, som Asana. Arbejdsstrømsdiagrammet, der var fastgjort til væggen, var en fremragende orientering for mig som ny medarbejder, og alle andre var om bord. Det gav mig et krystalklart billede af, hvad organisationen gjorde, og hvordan.

I dagens verden, hvor vi skubber for papirløse miljøer og i vid udstrækning er flyttet til elektroniske filer og mapper, er det lettere at undlade at oprette sådanne arbejdsflowdokumenter og holde dem opdaterede. Men for alle virksomheder og endda hobby-niveau teamwork projekter, er det super vigtigt at dokumentere dit workflow.

Eksempel Workflow

Hvorfor Dokument Workflow?
Hvorfor skal du dokumentere din arbejdsgang? Der er et par absolut kritiske grunde, herunder følgende:

  • Det hjælper virksomhedsejere og ledere fuldt ud at tænke igennem og forstå, hvad der sker i alle led i forretningsprocessen, og hvorfor;
  • Det gør det muligt at identificere og skære unødvendige skridt ud af processer;
  • Det minder om medarbejdere eller teammedlemmer, der kan være fjernt fra bestemte stadier af virksomheden, hvorfor de eksisterer, og hvilken værdi de yder
  • Det er vigtigt for onboarding teammedlemmer;
  • Det er en af ​​de bedste måder at forklare på potentielle kolleger, kunder og investorer, hvordan en virksomhed opererer; og
  • Det giver et hold mulighed for mere effektivt at begynde at bruge samarbejdsværktøjer.

Til det sidste punkt har jeg allerede nævnt Asana. Asana er et workflow-styringsværktøj, en slags som en opgaveliste på steroider. Det svarer meget til det jobjakke-system, jeg brugte i mit første udgivelsesjob. Asana lader dig spore opgaver, der skal gøres og skubbe dem gennem en proces. Hver opgave har en historie om alle trin, eller undertekster, at det har været igennem. Når en person er færdig med underopgaven ved hånden, tildele han eller hun det til det næste trin og leder det til en person eller afdeling, som vil hente det op næste gang.

Jeg har lavet analogien før, at Asana er som et kort kort, mens projektstyringssoftware er som et brætspil. Når du åbner et brætspil, kan du have noget som et bræt, en række stykker og en klar regelbog for, hvordan man spiller spillet. Alle, der spiller, er enige om de forudbestemte regler. Du kan afvige fra reglerne, men spillet er designet til maksimal nydelse, når du holder fast i disse regler, så du gør det.

Når du spiller kort, skal alle, der spiller, dog aftale om hvilket spil der skal spilles og hvilke regler du følger. Du kan spille hjerter, eller du kan spille spyt. Nogle kortspil er velkendte med etablerede regler, som Texas Hold'em. Så er der andre spil, der har variationer som rummy (gin rummy, straight rummy, 500 rummy osv.) Og du skal have regler over alle sammen med bordet for at sikre, at du alle er enige om hvordan man spiller Der er også mulighed for at opfinde på dit eget kortspil, med unikke regler, som du skal lære til alle, der er ude for at spille.

Asana (og mange andre samarbejdsværktøjer; jeg vil give flere eksempler på et øjeblik), som jeg sagde, er som et kortspil. For at gøre Asana arbejde skal alle vide, hvordan spillet spilles, hvad er reglerne, hvad er målet, og hvordan spillet slutter.

Hvad med Kanban?
Kanban boards er et andet eksempel på samarbejdsværktøjer, der er mere som et kortspil. Trello er et eksempel på et online kanban værktøj. Softwareudvikling og programmeringshold bruger ofte kanban på en meget specificeret, forudbestemt måde (som at spille Texas Hold'em), mens de bruger kanban til personlig brug kan sammensætte regler, som de kan lide.

Trello

Hvis du har en dokumenteret workflow, kan du nemt kortlægge den pågældende arbejdsgang i Asana. det er meget lettere at begynde at bruge Asana, når du allerede har en dokumenteret workflow, fordi det betyder, at du allerede har tænkt igennem hele virksomheden eller teamprocessen fra top til bund. Vedtagelse Asana tager nogle forsøg og fejl uanset hvad, men det vil være meget mere messig og mere frustrerende, hvis du gør det uden at have dokumenteret dine arbejdsgange før.

Mapping Workflows
Med workflow-software er der normalt noget, der bliver gennemført, selvom hele processen foregår. Uanset hvad der kan udføres, er det normalt dine opgaver eller underopgaver.

Ideen om færdiggørelse er meget forskellig i projektstyringssoftware. Et projekt pr. Definition er noget, der er færdigt og leveret på en dato. Men ikke alle typer arbejde er projekter. På det tidsskrift-forlag, hvor jeg arbejdede, ville en artikel være komplet, da den blev trykt. Tilsvarende havde hver udgave af et tidsskrift en slutdato, da den blev leveret. Men kopieringsredigering var aldrig færdig. Det var løbende arbejde. Det var stadig nødvendigt at spore. Det havde konkrete opgaveopgaver - kopiere redigere denne artikel - men kopiere redigering selv havde ikke en slutdato eller leverbar.

Processen med kortlægning af en workflow indebærer også at identificere præcis hvilke processer eller procedurer der skal eksplicit tildeles og spores. Denne præcision og detaljeringsgrad er meget vigtig.

Tænk på en opskrift til madlavning. Opskrifter noterer ikke hvert enkelt trin, fordi mange af dem er underforstået eller forstået. Opskrifter fortæller dig ikke at knække æg, tømme deres indhold og smide ud på skallerne, fordi "tilsæt æg" betyder allerede det, og det bliver overflødigt svært at liste alle disse trin. På samme måde kan det i et arbejdsmiljø forstås, at "edit article" betyder "check overskriften, check offlinen, kopiere redigere stykket og forlade spørgsmål til forfatteren."

I nogle situationer må du muligvis være eksplicit til en finere grad. Jeg har engang arbejdet i avisudgivelse, hvor jeg kontrollerede overskrifter, billedtekster, datoen nederst på siden, og sidenummeret skulle have været separate trin fra copyediting, fordi de ofte blev overset.

Med andre ord skal du finde ud af, hvilket detaljeringsniveau der er nødvendigt. For mange trin, og folk, der bruger softwaren, ignorerer proceduren. For få, og kritiske fejl kan ske. Det vil sandsynligvis tage nogle forsøg og fejl for at få det helt rigtigt, men du skal træffe nogle beslutninger, før du starter.

Mapping Mindsets
Når du kortlægger arbejdsgange, vil du også bruge tid på at finde ud af, hvordan din organisation tænker, kollektivt. Hvad er din organisations tankegang om projekter, personer eller emner af interesse? Det er relevant i Asana, såvel som i andre samarbejdsværktøjer.

Slack er et godt eksempel. Slack er en messaging platform, der understreger pull snarere end push notifikationer, så det handler om at vælge de meddelelser, du vil modtage. For at lave gode filtre til disse underretninger skal du være afhængig af kanalerne. Kanaler er som grupper, og for at gøre kanaler effektivt, skal du vide, hvordan dit team mener om, ja alt. Tror du i form af afdelinger eller projekter? Tænker du med hensyn til emner eller klienter? Hvis du driver et ejendomsfirma, måske tænker du i kvarterer eller ejendomsværdier, eller agenter. Du skal finde ud af dit holds tankegang inden du opretter kanaler, så de rent faktisk er effektive til at lette samarbejdet.

Farve Coding

Samarbejdsværktøjer omfatter ofte flere måder at organisere information på, f.eks. Ved hjælp af farvekodning, mærkning og undertiden endog farvekodede tagging. Husk de farvekodede jobjakker jeg tidligere beskrev? Samme aftale. Når det bruges korrekt, er farvekodning en visuel signifikant, der straks formidler oplysninger tydeligt. Derfor øger farvekodningen produktiviteten. Jeg anbefaler stærkt at bruge farvekodning i et samarbejdsværktøj, så længe du først sørger for at forstå teamets tankegang om hvorfor noget skal farvekodes i første omgang. Hvilke oplysninger skal formidles straks og uden ord? Du skal forstå dit holds tankegang for at kunne besvare dette spørgsmål.

Herunder kultur
Det er vigtigt at dokumentere arbejdsgange, før de kortlægges til et samarbejdsværktøj, og det er lige så vigtigt at forstå og kortlægge tankegang. Det endelige stykke er kultur.

Samarbejdsværktøjer afspejler virksomhedskulturen og omvendt. Det er virkelig vigtigt at etablere generelle regler for engagement vedrørende professionalisme, formalitetsniveau, og hvor det er og ikke er hensigtsmæssigt at gå ud af emnet.

Fra en medarbejders eller gruppemedlems synspunkt bruges samarbejdsværktøjer meget ofte som et sted at afstøde damp. Efter min erfaring vil folk flyve deres klager uanset om samarbejdsværktøjerne giver dem en dedikeret plads til det. Nogle organisationer værdsætter åben debat og endda opvarmede diskussioner om arbejde, mens andre ser det som distraherende og potentielt farligt.

Samarbejdsværktøjer alene kan ikke diktere, om folk vil lufte og afvige på de rette steder. Det skal komme fra virksomhedskultur. Mennesker i ledende stillinger skal klarlægge, om de vil have teammedlemmer til at komme med klager og argumenter inden for rammerne af arbejdet eller udenfor det. Hvem skal vide, hvornår der er et problem? Har teammedlemmer brug for anonymitet, før de udtrykker bekymring eller klage? Er klager gjort for katarsis eller for at fremhæve potentielle problemer med arbejde og arbejdsgange? Hvis det kommer til at ske i hvert fald (og det er), er det bedre at tage det i betragtning og træffe beslutninger om det i stedet for at foregive det ikke sker.

Yderligere ressourcer
En anden ressource, der letter kortlægning af arbejdsgange, er mind-mapping software; se disse tips om hvordan a mind map kan declutter din projektledelse. Hvis du er i de tidlige dage med at bruge projektstyringssoftware, disse fire tips til at komme i gang bør hjælpe. Og for et dybere kig på Asana hjælper det med at læse nogle tips til brug af Asana.

Kilde

Giv en kommentar

Dette websted bruger Akismet til at reducere spam. Lær, hvordan dine kommentardata behandles.