Sådan laver du nøglepersoner til hjemmet og erhvervslivet i løbet af en time

Administrere et kontor, leje dit sted på Airbnb, have en husstandsplan - der er mange grunde til at oprette nøddokumenter. Lær hvordan du laver nogle af de mest almindelige.

Få organiseret - nødudgangskort

Hvis du styrer et kontor, har du en grundplan gemt online, hvis der er en katastrofe eller anden grund, at personer, der ikke er bekendt med rummet, skal indtaste det? Hvis du lejer en ferieejendom eller endda bare værelser i dit hjem, giver du dine gæster tilstrækkelige nødinformationer? Hvor er dit nødudgangskort til din familie og eventuelle gæster, der bor hos dig?

Tænk på beredskab er aldrig sjovt, men planlægge fremad og at blive forberedt er meget bedre end at ønske, at du havde gjort det efter en katastrofe rammer. Her er et simpelt projekt, der hjælper dig med at blive bedre forberedt: Lav nødkort, planer og andre dokumenter, du har brug for, og gør det om en time.

Hemmeligheden bag at holde dette projekt kort er at bruge diagrammer, der er gratis tilgængelige online og døde enkle at bruge. Lige så vigtigt kommer disse apps med skabeloner til alle slags diagrammer, kort, diagrammer og så videre.

Når du arbejder fra disse skabeloner, er alt du skal gøre, omarrangere møblerne, som det var. Du behøver ikke at trække noget fra bunden.

Emergency

Hvilken diagrammerapp at bruge?

Hvis du antager, at du slet ikke ved noget om design eller vektor tegning software, er der to apps, jeg anbefaler at bruge til at lave nødplaner, gulvkort og andre vigtige dokumenter til dit hjem, ferieejendom og forretning. De er Lucidchart og SmartDraw.

I min erfaring med disse apps er Lucidchart marginalt lettere at bruge, men SmartDraw har flere skabeloner til beredskab. De er begge yderst nyttige, dog. Begge har et frit serviceniveau, så du behøver ikke betale noget for at lave disse kritiske filer. Og de har begge en webapp, så du kan bruge appen lige i din browser uden at installere nogen software.

Nødberedskabsdokumenter

Jeg vil gerne give nogle eksempler på beredskabsdokumenter, fordi du ofte ikke ved, hvilke du har brug for, før du har mulighed for at gennemse nogle af mulighederne. Et par fælles er:

  • Gulv evakueringsplan / kort,
  • Opbygning af evakueringsplan / kort, herunder sikkert mødepunkt,
  • Hjem evakueringsplan / kort, herunder sikkert mødepunkt,
  • Business kontinuitetsplan,
  • Nødkontaktliste (hvert hjem skal have et på et køleskab eller opstilles et sted meget synligt),
  • Emergency telefon træ,
  • Førstehjælp og HLR informationskort, og
  • Wildfire, oversvømmelse, jordskælv og husly-tips.

Jeg kunne fortsætte, men forhåbentlig udløser denne liste nogle ideer til dokumenter og diagrammer, der passer til din særlige placering og omstændigheder. Ikke alle dokumenter er egnede til ethvert hjem eller virksomhed, selvfølgelig. Nogle af disse dokumenter er tilgængelige for blot at udskrive, såsom HLR og førstehjælpskort. Andre er så enkle og ligetil at gøre det muligt, at du selv kan udarbejde dem hurtigt i en tekstbehandlingsapp. Du kan endda være fristet til at skrive dem for hånden. Jeg anbefaler dog at gå digitalt i stedet, for da er det lettere at holde digitale kopier gemt i skyen. At have digitale kopier i skyen betyder 1), du kan opdatere dem nemt og 2) Du kan få oplysningerne, selvom du ikke er foran det papir, du udskrev.

Sådan laver du nøddokumenter

Ved hjælp af en af ​​de to apps, jeg nævnte tidligere, SmartDraw eller Lucidchart, vil dette projekt blive hurtigt og effektivt. Du kan endda godt lide at bruge værktøjerne.

Start med at se på de skabeloner, som appen giver. I skabelonsoftware betyder "skabelon" prøve dokument, så du får meget mere end bare en fil med korrekt formatering. Lad os tage eksemplet på et kontor evakuering kort. Skabelonen har faktisk en stikprøveplan og en evakueringsrute, der allerede er tegnet på den (i stedet for at give dig et tomt lærred og et bibliotek af passende genstande til at smække på det). Alt du skal gøre, både bogstaveligt og metaforisk, er at flytte møblerne rundt. Du trækker og slipper genstande, der repræsenterer døråbninger, windows, skriveborde, stole, potteplanter, vandkøler, badeværelser, skabe og så videre, indtil prøveplanens planlægger morphs til en repræsentation af dit faktiske kontorlokal. Ligeledes bevæger og roterer du, forlænger eller forkorter røde pile, der peger på de nærmeste udgange.

Telefon træ

Du kan muligvis ikke finde den nøjagtige skabelon, du ønsker, men du kan altid samordne andre lignende diagrammer til dit formål. For eksempel er et lodret org-diagram ikke alt så forskelligt, skematisk set fra et telefon-træ.

Tag en time for at være bedre forberedt

Diagrammeringsapplikationer gør det så nemt at kaste et par beredskabsdokumenter ud, som du burde kunne slå mange af de mest importerende dem, du har brug for i en time eller deromkring. Tag en fredag ​​eftermiddag på kontoret, når du føler dig brændt ud fra at lave andet arbejde, eller en lørdag morgen hjemme for personlige dokumenter, og få nogle få kritiske filer lavet.

Selvfølgelig er dette bare toppen af ​​isbjerget når det kommer til planlægning for det værste. Hvad vil du gøre, hvis strømmen går ud? Hvad hvis dine computere bliver ramt af ransomware? Er alt dit data sikkerhedskopieret på skyen? Når tiden tillader det, skal du læse videre hvordan man katastrofesikker din virksomhed, som indeholder oplysninger om planlægning, gennemførelse og uddannelse af katastrofeberedskab.

Kilde

Giv en kommentar

Dette websted bruger Akismet til at reducere spam. Lær, hvordan dine kommentardata behandles.