Excel gebruiken als een professional: 18 eenvoudige Excel-tips, -trucs en -snelkoppelingen

Excel lijkt soms te mooi om waar te zijn. Ik hoef alleen maar een formule in te voeren, en vrijwel alles wat ik ooit handmatig zou moeten doen, kan automatisch worden gedaan. Wilt u twee bladen met vergelijkbare gegevens samenvoegen? Excel kan het. Moet je eenvoudige wiskunde doen? Excel kan het. Wilt u informatie in meerdere cellen combineren? Excel kan het.

Het enige probleem is dat het voor beginners moeilijk te gebruiken kan zijn. Hoewel het handmatig invoeren van de gegevens eenvoudig is, kan het een nachtmerrie zijn om alle formules en snelkoppelingen te leren die u nodig hebt om de tool onder de knie te krijgen. En zelfs als je de formules correct gebruikt, is er altijd een kans dat je tegenkomt foutmeldingen. Simpel gezegd, Excel kan extreem moeilijk te gebruiken zijn.

Geen zorgen. In dit bericht bespreek ik de beste tips, trucs en snelkoppelingen die je nu kunt gebruiken om je Excel-spel naar een hoger niveau te tillen. Geen geavanceerde Excel-kennis vereist.

Wat is Excel?

Microsoft Excel is spreadsheetsoftware die marketeers, accountants, data-analisten en andere professionals gebruiken om datasets op te slaan, te ordenen en bij te houden. Het maakt deel uit van de Microsoft Office-suite met producten. Alternatieven zijn Google Spreadsheets en Numbers. Vind hier meer Excel-alternatieven.

Om je Excel-opleiding een vliegende start te geven, bekijk je een video hieronder over het gebruik van Excel voor beginners.

Excel wordt voornamelijk gebruikt voor het maken van financiële documenten vanwege de sterke rekenkracht. U vindt de software vaak in boekhoudkantoren en teams, omdat accountants hiermee automatisch sommen, gemiddelden en totalen kunnen zien. Met Excel kunnen ze gemakkelijk de gegevens van hun bedrijf begrijpen.

Hoewel Excel vooral bekend staat als een boekhoudtool, kunnen professionals op elk gebied de functies en formules ervan gebruiken, vooral marketeers, omdat het kan worden gebruikt voor het bijhouden van elk type gegevens. Het elimineert de noodzaak om uren en uren te besteden aan het tellen van cellen of het kopiëren en plakken van prestatienummers. Excel heeft meestal een snelkoppeling of snelle oplossing die het proces versnelt.

Weet u niet zeker hoe u Excel daadwerkelijk in uw team kunt gebruiken? Hier is een lijst met documenten die u kunt maken:

Inkomensoverzichten: U kunt een Excel-spreadsheet gebruiken om de verkoopactiviteiten en financiële gezondheid van een bedrijf bij te houden.
Balansbladen: Balansen behoren tot de meest voorkomende soorten documenten die u met Excel kunt maken. Hiermee krijgt u een holistisch beeld van de financiële positie van een bedrijf.
Kalender: U kunt eenvoudig een maandelijkse spreadsheet in een spreadsheet maken om gebeurtenissen of andere datumgevoelige informatie bij te houden.

Hier zijn enkele documenten die u specifiek voor marketeers kunt maken.

Marketingbudgetten: Excel is een krachtig hulpmiddel voor het bijhouden van budgetten. U kunt marketingbudgetten maken en volgen, evenals uitgaven, met behulp van Excel. Als u geen volledig nieuw document wilt maken, download dan gratis onze marketingbudgetsjablonen template.
Marketingrapporten: Als u geen marketingtool zoals Marketing Hub gebruikt, heeft u mogelijk een dashboard nodig met al uw rapporten. Excel is een uitstekend hulpmiddel om marketingrapporten te maken. Download hier gratis Excel-marketingrapportagesjablonen.
Redactionele kalenders: U kunt redactionele kalenders maken in Excel. Het tabbladformaat maakt het uiterst eenvoudig om uw inspanningen voor het maken van inhoud te volgen voor aangepaste tijdbereiken. Download hier een gratis kalendersjabloon voor redactionele inhoud.
Verkeers- en leadscalculator: Vanwege zijn sterke rekenkracht is Excel een uitstekend hulpmiddel om allerlei soorten rekenmachines te maken, waaronder een voor het volgen van leads en verkeer. Klik hier om een gratis vooraf gemaakte rekenmachine te downloaden.

Dit is slechts een kleine greep uit de soorten marketing- en zakelijke documenten die u in Excel kunt maken. We hebben een gemaakt uitgebreide lijst met Excel-sjablonen die u nu kunt gebruiken voor marketing, facturering, projectbeheer, budgettering en meer.

U kunt hieronder ook Excel-sjablonen downloaden voor al uw marketingbehoeften.

Nadat u de sjablonen heeft gedownload, is het tijd om de software te gaan gebruiken. Laten we eerst de basis behandelen.

Basisprincipes van Excel

Als u net begint met Excel, zijn er een paar basiscommando's waarmee u vertrouwd moet raken. Dit zijn dingen als:

Een nieuwe spreadsheet helemaal opnieuw maken.
Basisberekeningen uitvoeren, zoals optellen, aftrekken, vermenigvuldigen en delen.
Kolomtekst en titels schrijven en opmaken.
De functies voor automatisch aanvullen van Excel gebruiken.
Enkele kolommen, rijen en spreadsheets toevoegen of verwijderen. Hieronder gaan we in op het toevoegen van dingen zoals meerdere kolommen en rijen.
Kolom- en rijtitels zichtbaar houden terwijl u er langs scrolt in een spreadsheet, zodat u weet welke gegevens u invult als u verder naar beneden in het document gaat.

Voor een diepe duik in deze basis, bekijk onze uitgebreide Microsoft Excel-gids.

In de geest van efficiënter werken en het vermijden van vervelend, handmatig werk, volgen hier enkele Excel-formules en -functies die u moet kennen.

Excel Formules

Het is gemakkelijk om overweldigd te raken door het brede aanbod van Excel-formules die u kunt gebruiken om uw gegevens te begrijpen. Als u net begint met het gebruik van Excel, kunt u vertrouwen op de volgende formules om enkele complexe functies uit te voeren - zonder uw leertraject ingewikkelder te maken.

Gelijkteken: Voordat u een formule maakt, moet u een gelijkteken schrijven in de cel waar u het resultaat wilt weergeven.
Toevoeging: Om de waarden van twee of meer cellen toe te voegen, gebruikt u de + teken. Voorbeeld: = C5 + D3.
Aftrekking: Om de waarden van twee of meer cellen af te trekken, gebruikt u de - teken. Voorbeeld: =C5-D3.
Vermenigvuldiging: Om de waarden van twee of meer cellen te vermenigvuldigen, gebruikt u de * teken. Voorbeeld: =C5*D3.
Divisie: Om de waarden van twee of meer cellen te delen, gebruikt u de / teken. Voorbeeld: =C5/D3.

Als u deze allemaal samenvoegt, kunt u een formule maken die alles in één cel optelt, aftrekt, vermenigvuldigt en deelt. Voorbeeld: =(C5-D3)/((A5+B6)*3).

Voor complexere formules moet u haakjes rond de uitdrukkingen gebruiken om te voorkomen dat u per ongeluk de PEMDAS-volgorde van bewerkingen. Houd er rekening mee dat u gewone getallen in uw formules kunt gebruiken.

Excel-functies

Excel-functies automatiseren enkele van de taken die u in een typische formule zou gebruiken. Bijvoorbeeld, in plaats van de + teken om een celbereik bij elkaar op te tellen, gebruik je de functie SOM. Laten we nog een paar functies bekijken die helpen bij het automatiseren van berekeningen en taken.

SOM: De SOM-functie telt automatisch een reeks cellen of getallen op. Om een som te voltooien, voert u de begincel en de laatste cel in met een dubbele punt ertussen. Hier is hoe dat eruit ziet: SOM(Cel1:Cel2). Voorbeeld: = SUM (C5: C30).
GEMIDDELDE: Met de functie GEMIDDELDE worden de waarden van een celbereik gemiddeld. De syntaxis is hetzelfde als de SOM-functie: GEMIDDELDE(Cel1:Cel2). Voorbeeld: =GEMIDDELDE(C5:C30).
IF: Met de ALS-functie kunt u waarden retourneren op basis van een logische test. De syntaxis is als volgt: IF(logische_test; waarde_als_waar, [waarde_if_false]). Voorbeeld: =ALS(A2>B2,”Budget overschreden,”OK”).
VLOOKUP: Met de functie VERT.ZOEKEN kunt u naar alles op de rijen van uw werkblad zoeken. De syntaxis is: VERT.ZOEKEN(opzoekwaarde, tabelmatrix, kolomnummer, Geschatte overeenkomst (TRUE) of Exacte overeenkomst (FALSE)). Voorbeeld: =VERT.ZOEKEN([@advocaat],tbl_advocaten,4,FALSE).
INDEX: De functie INDEX retourneert een waarde binnen een bereik. De syntaxis is als volgt: INDEX(matrix; rij_getal; [kolom_getal]).
MATCH: De MATCH-functie zoekt naar een bepaald item in een celbereik en retourneert de positie van dat item. Het kan samen met de INDEX-functie worden gebruikt. De syntaxis is: VERGELIJKEN(zoekwaarde, zoekarray, [overeenkomst_type]).
COUNTIF: De AANTAL.ALS-functie retourneert het aantal cellen dat aan een bepaald criterium voldoet of een bepaalde waarde heeft. De syntaxis is: AANTAL.ALS(bereik; criteria). Voorbeeld: =AANTAL.ALS(A2:A5,”Londen”).

Oké, klaar om in de kern te komen? Laten we ernaartoe gaan. (En voor alle Harry Potter-fans die er zijn ... je bent van harte welkom.)

Opmerking:: De GIF's en afbeeldingen zijn afkomstig uit een eerdere versie van Excel. Indien van toepassing is de kopie bijgewerkt om instructies te geven aan gebruikers van zowel nieuwere als oudere Excel-versies.

1. Gebruik draaitabellen om gegevens te herkennen en te begrijpen.

Draaitabellen worden gebruikt om gegevens in een spreadsheet te reorganiseren. Ze zullen de gegevens die je hebt niet veranderen, maar ze kunnen waarden samenvatten en verschillende informatie in je spreadsheet vergelijken, afhankelijk van wat je wilt dat ze doen.

Laten we een voorbeeld bekijken. Laten we zeggen dat ik wil kijken hoeveel mensen er in elk huis op Hogwarts zijn. Je denkt misschien dat ik niet al te veel data heb, maar voor langere datasets komt dit van pas.

Om de draaitabel te maken, ga ik naar: Data > Pivot Table. Als u de meest recente versie van Excel gebruikt, gaat u naar: Invoegen > Pivot Table. Excel vult automatisch uw draaitabel, maar u kunt altijd de volgorde van de gegevens wijzigen. Dan heb je de keuze uit vier opties.

Rapportfilter: Hiermee kunt u alleen naar bepaalde rijen in uw dataset kijken. Als ik bijvoorbeeld een filter op huis wilde maken, zou ik ervoor kunnen kiezen om alleen studenten in Griffoendor op te nemen in plaats van alle studenten.
Kolomlabels: Dit zijn uw headers in de dataset.
Rijlabels: Dit kunnen uw rijen in de dataset zijn. Zowel rij- als kolomlabels kunnen gegevens uit uw kolommen bevatten (bijv. Voornaam kan naar het rij- of kolomlabel worden gesleept - het hangt er gewoon van af hoe u de gegevens wilt zien.)
Waarde: In deze sectie kunt u op een andere manier naar uw gegevens kijken. In plaats van gewoon een numerieke waarde in te voeren, kunt u optellen, tellen, gemiddeld, max, min, getallen tellen of een paar andere manipulaties met uw gegevens doen. Als u een veld naar Waarde sleept, wordt er standaard altijd geteld.

Omdat ik het aantal studenten in elk huis wil tellen, ga ik naar de draaitabelbouwer en sleep ik de kolom Huis naar zowel de rijlabels als de waarden. Dit somt het aantal studenten op dat bij elk huis hoort.

2. Voeg meer dan één rij of kolom toe.

Terwijl u met uw gegevens speelt, merkt u misschien dat u voortdurend meer rijen en kolommen moet toevoegen. Soms moet u zelfs honderden rijen toevoegen. Dit één voor één doen zou super vervelend zijn. Gelukkig is er altijd een makkelijkere manier.

Als u meerdere rijen of kolommen aan een spreadsheet wilt toevoegen, markeert u hetzelfde aantal reeds bestaande rijen of kolommen dat u wilt toevoegen. Klik vervolgens met de rechtermuisknop en selecteer 'Invoegen'.

In het onderstaande voorbeeld wil ik nog drie rijen toevoegen. Door drie rijen te markeren en vervolgens op invoegen te klikken, kan ik snel en gemakkelijk drie extra lege rijen aan mijn spreadsheet toevoegen.

3. Gebruik filters om uw gegevens te vereenvoudigen.

Als u naar zeer grote gegevenssets kijkt, hoeft u meestal niet naar elke afzonderlijke rij tegelijk te kijken. Soms wil je alleen naar gegevens kijken die binnen bepaalde criteria passen.

Dat is waar filters binnenkomen.

Met filters kunt u uw gegevens verkleinen om alleen naar bepaalde rijen tegelijk te kijken. In Excel kan aan elke kolom in uw gegevens een filter worden toegevoegd - en van daaruit kunt u vervolgens kiezen welke cellen u in één keer wilt bekijken.

Laten we eens kijken naar het onderstaande voorbeeld. Voeg een filter toe door op het tabblad Gegevens te klikken en 'Filter' te selecteren. Als u op de pijl naast de kolomkoppen klikt, kunt u kiezen of u uw gegevens in oplopende of aflopende volgorde wilt ordenen, evenals welke specifieke rijen u wilt weergeven.

Laten we in mijn Harry Potter-voorbeeld zeggen dat ik alleen de studenten in Griffoendor wil zien. Door het Griffoendor-filter te selecteren, verdwijnen de andere rijen.

Pro Tip: Kopieer en plak de waarden in het werkblad wanneer een filter is ingeschakeld om aanvullende analyses uit te voeren in een ander werkblad.

4. Verwijder dubbele gegevenspunten of sets.

Grotere datasets hebben vaak dubbele inhoud. Mogelijk hebt u een lijst met meerdere contacten in een bedrijf en wilt u alleen het aantal bedrijven zien dat u heeft. In situaties als deze is het erg handig om de duplicaten te verwijderen.

Om uw duplicaten te verwijderen, markeert u de rij of kolom waarvan u duplicaten wilt verwijderen. Ga vervolgens naar het tabblad Gegevens en selecteer "Duplicaten verwijderen" (dit staat onder de subkop Extra in de oudere versie van Excel). Er verschijnt een pop-up om te bevestigen met welke gegevens u wilt werken. Selecteer 'Duplicaten verwijderen' en je bent klaar om te gaan.

U kunt deze functie ook gebruiken om een hele rij te verwijderen op basis van een dubbele kolomwaarde. Dus als je drie rijen hebt met Harry Potter's informatie en je hoeft er maar één te zien, dan kun je de hele dataset selecteren en vervolgens duplicaten verwijderen op basis van e-mail. Uw resulterende lijst heeft alleen unieke namen zonder enige duplicaten.

5. Transponeer rijen in kolommen.

Als u rijen met gegevens in uw spreadsheet heeft, kunt u besluiten dat u de items in een van die rijen daadwerkelijk wilt omzetten in kolommen (of omgekeerd). Het zou veel tijd kosten om elke afzonderlijke koptekst te kopiëren en te plakken - maar wat u met de transponeerfunctie kunt doen, is eenvoudig uw rijgegevens naar kolommen verplaatsen, of andersom.

Begin met het markeren van de kolom die u in rijen wilt transponeren. Klik er met de rechtermuisknop op en selecteer vervolgens 'Kopiëren'. Selecteer vervolgens de cellen in uw spreadsheet waar u uw eerste rij of kolom wilt laten beginnen. Klik met de rechtermuisknop op de cel en selecteer vervolgens 'Plakken speciaal'. Er verschijnt een module - onderaan zie je een optie om te transponeren. Vink dat vakje aan en selecteer OK. Uw kolom wordt nu overgezet naar een rij of omgekeerd.

Op nieuwere versies van Excel verschijnt een vervolgkeuzelijst in plaats van een pop-up.

6. Verdeel tekstinformatie over kolommen.

Wat als u informatie in één cel wilt opsplitsen in twee verschillende cellen? Misschien wil je bijvoorbeeld iemands bedrijfsnaam opvragen via zijn e-mailadres. Of misschien wilt u de volledige naam van iemand scheiden in een voor- en achternaam voor uw e-mailmarketingsjablonen.

Dankzij Excel is het allebei mogelijk. Markeer eerst de kolom die u wilt opsplitsen. Ga vervolgens naar het tabblad Gegevens en selecteer 'Tekst naar kolommen'. Er verschijnt een module met aanvullende informatie.

Eerst moet u "Gescheiden" of "Vaste breedte" selecteren.

"Gescheiden" betekent dat u de kolom wilt opsplitsen op basis van tekens zoals komma's, spaties of tabs.
"Vaste breedte" betekent dat u de exacte locatie op alle kolommen wilt selecteren waar u wilt dat de splitsing plaatsvindt.

Laten we in het onderstaande voorbeeld 'Gescheiden' selecteren, zodat we de volledige naam kunnen scheiden in voornaam en achternaam.

Dan is het tijd om de scheidingstekens te kiezen. Dit kan een tab, puntkomma, komma, spatie of iets anders zijn. (“Iets anders” kan bijvoorbeeld het “@”-teken zijn dat in een e-mailadres wordt gebruikt.) Laten we in ons voorbeeld de spatie kiezen. Excel toont u dan een voorbeeld van hoe uw nieuwe kolommen eruit zullen zien.

Als u tevreden bent met het voorbeeld, drukt u op 'Volgende'. Op deze pagina kunt u desgewenst geavanceerde indelingen selecteren. Als u klaar bent, klikt u op 'Voltooien'.

7. Gebruik formules voor eenvoudige berekeningen.

Naast het doen van behoorlijk complexe berekeningen, kan Excel u helpen bij het uitvoeren van eenvoudige berekeningen, zoals het optellen, aftrekken, vermenigvuldigen of delen van uw gegevens.

Gebruik het + teken om toe te voegen.
Gebruik het - teken om af te trekken.
Gebruik het * teken om te vermenigvuldigen.
Gebruik het / teken om te delen.

U kunt ook haakjes gebruiken om ervoor te zorgen dat bepaalde berekeningen eerst worden uitgevoerd. In het onderstaande voorbeeld (10+10*10) werden de tweede en derde 10 samen vermenigvuldigd voordat de extra 10 werd toegevoegd. Als we het echter (10+10)*10 zouden maken, zouden de eerste en tweede 10 eerst bij elkaar worden opgeteld .

$Excel eenvoudige formules in actie$

8. Haal het gemiddelde van de getallen in je cellen.

Als u het gemiddelde van een reeks getallen wilt, kunt u de formule gebruiken: =GEMIDDELDE(Cel1:Cel2). Als u een kolom met getallen wilt samenvatten, kunt u de formule gebruiken: =SOM(Cel1:Cel2).

9. Gebruik voorwaardelijke opmaak om cellen automatisch van kleur te laten veranderen op basis van gegevens.

Met voorwaardelijke opmaak kunt u de kleur van een cel wijzigen op basis van de informatie in de cel. Als u bijvoorbeeld bepaalde getallen wilt markeren die boven het gemiddelde of in de top 10% van de gegevens in uw spreadsheet staan, kunt u dat doen. Als u overeenkomsten tussen verschillende rijen in Excel wilt kleuren, kunt u dat doen. Zo ziet u snel informatie die voor u belangrijk is.

Markeer om te beginnen de groep cellen waarvoor u voorwaardelijke opmaak wilt gebruiken. Kies vervolgens "Voorwaardelijke opmaak" in het hoofdmenu en selecteer uw logica in de vervolgkeuzelijst. (U kunt ook uw eigen regel maken als u iets anders wilt.) Er verschijnt een venster waarin u wordt gevraagd om meer informatie over uw opmaakregel. Selecteer "OK" wanneer u klaar bent, en u zou uw resultaten automatisch moeten zien verschijnen.

10. Gebruik de IF Excel-formule om bepaalde Excel-functies te automatiseren.

Soms willen we niet tellen hoe vaak een waarde wordt weergegeven. In plaats daarvan willen we andere informatie in een cel invoeren als er een corresponderende cel is met die informatie.

In de onderstaande situatie wil ik bijvoorbeeld tien punten toekennen aan iedereen die in het huis van Griffoendor thuishoort. In plaats van handmatig 10's in te typen naast de naam van elke Griffoendor-student, kan ik de IF Excel-formule gebruiken om te zeggen dat als de student in Griffoendor zit, ze tien punten zouden moeten krijgen.

De formule is: IF(logische_test; waarde_als_waar, [waarde_if_false])

Voorbeeld hieronder weergegeven: =ALS(D2=”Griffoendor”,”10″,”0″)

In algemene termen zou de formule IF (logische test, waarde van waar, waarde van onwaar) zijn. Laten we ingaan op elk van deze variabelen.

Logische test: De logische test is het "IF"-gedeelte van de verklaring. In dit geval is de logica D2=”Griffoendor” omdat we er zeker van willen zijn dat de cel die overeenkomt met de leerling “Griffoendor” zegt. Zet Griffoendor hier tussen aanhalingstekens.
Waarde_if_True: Dit is wat we willen dat de cel laat zien als de waarde waar is. In dit geval willen we dat de cel "10" toont om aan te geven dat de student de 10 punten heeft gekregen. Gebruik alleen aanhalingstekens als u wilt dat het resultaat tekst is in plaats van een getal.
Waarde_if_False: Dit is wat we willen dat de cel laat zien als de waarde onwaar is. In dit geval, voor elke student die niet in Griffoendor zit, willen we dat de cel "0" toont. Gebruik alleen aanhalingstekens als u wilt dat het resultaat tekst is in plaats van een getal.

Opmerking:: In het bovenstaande voorbeeld heb ik 10 punten toegekend aan iedereen in Griffoendor. Als ik later het totale aantal punten zou willen optellen, zou ik dat niet kunnen omdat de tienen tussen aanhalingstekens staan, waardoor ze tekst zijn en geen getal dat Excel kan optellen.

11. Gebruik dollartekens om de formule van één cel hetzelfde te houden, ongeacht waar deze zich verplaatst.

Heb je ooit een dollarteken in een Excel-formule gezien? Wanneer het in een formule wordt gebruikt, vertegenwoordigt het geen Amerikaanse dollar; in plaats daarvan zorgt het ervoor dat de exacte kolom en rij hetzelfde blijven, zelfs als u dezelfde formule in aangrenzende rijen kopieert.

U ziet dat een celverwijzing - wanneer u bijvoorbeeld vanuit cel C5 naar cel A5 verwijst - standaard relatief is. In dat geval verwijst u eigenlijk naar een cel met vijf kolommen naar links (C minus A) en in dezelfde rij (5). Dit wordt een relatieve formule genoemd. Wanneer u een relatieve formule van de ene cel naar de andere kopieert, worden de waarden in de formule aangepast op basis van waar deze is verplaatst. Maar soms willen we dat die waarden hetzelfde blijven, of ze nu worden verplaatst of niet - en dat kunnen we doen door de formule in een absolute formule te veranderen.

Om de relatieve formule (=A5+C5) in een absolute formule te veranderen, laten we de rij- en kolomwaarden voorafgaan door dollartekens, zoals deze: (=$A$5+$C$5). (Lees meer op de ondersteuningspagina van Microsoft Office hier.)

12. Gebruik de functie VERT.ZOEKEN om gegevens van het ene gebied van een blad naar het andere te trekken.

Heeft u ooit twee sets gegevens op twee verschillende spreadsheets gehad die u in één spreadsheet wilt combineren?

U hebt bijvoorbeeld een lijst met de namen van mensen naast hun e-mailadres in de ene spreadsheet en een lijst met de e-mailadressen van dezelfde mensen naast hun bedrijfsnamen in de andere, maar u wilt de namen, e-mailadressen en bedrijfsnamen van die mensen om op één plek te verschijnen.

Ik moet dit soort datasets vaak combineren - en als ik dat doe, is de VERT.ZOEKEN mijn go-to-formule.

Voordat u de formule gebruikt, moet u er echter absoluut zeker van zijn dat u ten minste één kolom hebt die op beide plaatsen identiek wordt weergegeven. Doorzoek uw datasets om er zeker van te zijn dat de gegevenskolom die u gebruikt om uw informatie te combineren exact hetzelfde is, zonder extra spaties.

De Formule: =VERT.ZOEKEN(opzoekwaarde, tabelmatrix, kolomnummer, Geschatte overeenkomst (TRUE) of Exacte overeenkomst (FALSE))

De formule met variabelen uit ons voorbeeld hieronder: =VERT.ZOEKEN(C2,Blad2!A:B,2,FALSE)

In deze formule zijn er verschillende variabelen. Het volgende is waar wanneer u informatie in Blad 1 en Blad 2 op Blad 1 wilt combineren.

Opzoekwaarde: Dit is de identieke waarde die u in beide spreadsheets heeft. Kies de eerste waarde in uw eerste spreadsheet. In het volgende voorbeeld betekent dit het eerste e-mailadres in de lijst, of cel 2 (C2).
Tabel Array: De tabelarray is het bereik van kolommen op blad 2 waaruit u uw gegevens gaat halen, inclusief de kolom met gegevens die identiek is aan uw opzoekwaarde (in ons voorbeeld e-mailadressen) in blad 1 evenals de kolom met gegevens u probeert te kopiëren naar blad 1. In ons voorbeeld is dit "Blad2!A:B". "A" betekent kolom A in blad 2, de kolom in blad 2 waar de gegevens die identiek zijn aan onze opzoekwaarde (e-mail) in blad 1 worden vermeld. De "B" betekent kolom B, die de informatie bevat die alleen beschikbaar is in blad 2 en die u naar blad 1 wilt vertalen.
Kolomnummer: Dit vertelt Excel in welke kolom de nieuwe gegevens die u naar Blad 1 wilt kopiëren zich bevinden. In ons voorbeeld zou dit de kolom zijn waarin "Huis" zich bevindt. "Huis" is de tweede kolom in ons bereik van kolommen ( tabelarray), dus ons kolomnummer is 2. [Opmerking:: Uw bereik kan uit meer dan twee kolommen bestaan. Als er bijvoorbeeld drie kolommen op blad 2 staan - e-mail, leeftijd en huis - en u wilt huis toch op blad 1 plaatsen, kunt u nog steeds een VERT.ZOEKEN gebruiken. U hoeft alleen de "2" in een "3" te veranderen, zodat de waarde in de derde kolom wordt teruggetrokken: =VLOOKUP(C2:Blad2!A:C,3,false).]
Geschatte overeenkomst (TRUE) of Exacte overeenkomst (FALSE): gebruik FALSE om ervoor te zorgen dat u alleen exacte waardeovereenkomsten invoert. Als u TRUE gebruikt, haalt de functie bij benadering overeenkomsten op.

In het onderstaande voorbeeld bevatten Blad 1 en Blad 2 lijsten met verschillende informatie over dezelfde mensen, en de rode draad tussen de twee is hun e-mailadres. Laten we zeggen dat we beide datasets willen combineren, zodat alle huisinformatie van Blad 2 wordt vertaald naar Blad 1.

Dus als we de formule intypen =VERT.ZOEKEN(C2,Blad2!A:B,2,FALSE), brengen we alle huisgegevens in Blad 1.

Houd er rekening mee dat VERT.ZOEKEN alleen waarden terughaalt van het tweede blad dat zich rechts van de kolom met uw identieke gegevens bevindt. Dit kan tot enkele beperkingen leiden, daarom gebruiken sommige mensen liever de INDEX- en MATCH-functies.

13. Gebruik de formules INDEX en MATCH om gegevens uit horizontale kolommen te halen.

Net als VERT.ZOEKEN halen de functies INDEX en VERGELIJKEN gegevens uit een andere gegevensset naar één centrale locatie. Dit zijn de belangrijkste verschillen:

VERT.ZOEKEN is een veel eenvoudigere formule. Als u met grote datasets werkt waarvoor duizenden zoekacties nodig zijn, zal het gebruik van de INDEX- en MATCH-functie de laadtijd in Excel aanzienlijk verkorten.
De formules INDEX en VERGELIJKEN werken van rechts naar links, terwijl de formules VLOOKUP alleen werken als een zoekopdracht van links naar rechts. Met andere woorden, als u een zoekopdracht moet uitvoeren met een opzoekkolom aan de rechterkant van de resultatenkolom, dan moet u die kolommen opnieuw rangschikken om een VERT.ZOEKEN uit te voeren. Dit kan vervelend zijn bij grote datasets en/of leiden tot fouten.

Dus als ik informatie in Blad 1 en Blad 2 op Blad 1 wil combineren, maar de kolomwaarden in Blad 1 en 2 zijn niet hetzelfde, dan zou ik om een VERT.ZOEKEN te doen mijn kolommen moeten omschakelen. In dit geval zou ik ervoor kiezen om in plaats daarvan een INDEX en MATCH te doen.

Laten we naar een voorbeeld kijken. Laten we zeggen dat blad 1 een lijst bevat met de namen van mensen en hun e-mailadressen van Zweinstein, en blad 2 bevat een lijst met de e-mailadressen van mensen en de Patronus die elke student heeft. (Voor de niet-Harry Potter-fans die er zijn, elke heks of tovenaar heeft een dierenbeschermer genaamd "Patronus" die aan hem of haar is gekoppeld.) De informatie die op beide bladen staat, is de kolom met e-mailadressen, maar deze kolom met e-mailadressen staat in verschillende kolomnummers op elk blad. Ik zou de formules INDEX en MATCH gebruiken in plaats van VERT.ZOEKEN, zodat ik geen kolommen hoef te wisselen.

Dus wat is de formule dan? De formule is eigenlijk de MATCH-formule die is genest in de INDEX-formule. Je zult zien dat ik de MATCH-formule hier heb onderscheiden met een andere kleur.

De Formule: =INDEX(tabelmatrix, MATCH-formule)

Dit wordt: =INDEX(tabelmatrix, MATCH (lookup_value, lookup_array))

De formule met variabelen uit ons voorbeeld hieronder: =INDEX(Blad2!A:A,(VERGELIJKEN(Blad1!C:C,Blad2!C:C,0)))

Dit zijn de variabelen:

Tabel Array: Het bereik van kolommen op Blad 2 met de nieuwe gegevens die u naar Blad 1 wilt overbrengen. In ons voorbeeld betekent "A" Kolom A, die de "Patronus"-informatie voor elke persoon bevat.
Opzoekwaarde: Dit is de kolom in Blad 1 die identieke waarden bevat in beide spreadsheets. In het volgende voorbeeld betekent dit de kolom 'e-mail' op Blad 1, dat is Kolom C. Dus: Blad1!C:C.
Zoekmatrix: Dit is de kolom in Blad 2 die identieke waarden in beide spreadsheets bevat. In het volgende voorbeeld verwijst dit naar de kolom 'e-mail' op Blad 2, die toevallig ook Kolom C is. Dus: Blad2!C:C.

Zodra u uw variabelen recht heeft, typt u de formules INDEX en MATCH in de bovenste cel van de lege Patronus-kolom op Blad 1, waar u de gecombineerde informatie wilt laten leven.

14. Gebruik de AANTAL.ALS-functie om Excel woorden of getallen in elk celbereik te laten tellen.

In plaats van handmatig te tellen hoe vaak een bepaalde waarde of getal verschijnt, kunt u Excel het werk voor u laten doen. Met de AANTAL.ALS-functie kan Excel het aantal keren tellen dat een woord of getal in een celbereik voorkomt.

Laten we bijvoorbeeld zeggen dat ik het aantal keren wil tellen dat het woord 'Griffoendor' in mijn dataset voorkomt.

De Formule: = AANTAL.ALS (bereik, criteria)

De formule met variabelen uit ons voorbeeld hieronder: =AANTAL.ALS(D:D,"Griffoendor")

In deze formule zijn er verschillende variabelen:

Bereik: Het bereik dat we door de formule willen laten bestrijken. In dit geval, omdat we ons slechts op één kolom concentreren, gebruiken we "D:D" om aan te geven dat de eerste en laatste kolom beide D zijn. Als ik naar kolommen C en D zou kijken, zou ik "C:D" gebruiken .”
criteria: welk aantal of stuk tekst u Excel wilt laten tellen. Gebruik alleen aanhalingstekens als u wilt dat het resultaat tekst is in plaats van een getal. In ons voorbeeld is het criterium 'Griffoendor'.

Door simpelweg de AANTAL.ALS-formule in een cel in te typen en op "Enter" te drukken, zie ik hoe vaak het woord "Griffoendor" in de dataset voorkomt.

15. Combineer cellen met &.

Databases hebben de neiging om gegevens uit te splitsen om deze zo exact mogelijk te maken. In plaats van een kolom met de volledige naam van een persoon, kan een database bijvoorbeeld de gegevens als voornaam en vervolgens als achternaam in afzonderlijke kolommen hebben. Of het kan de locatie van een persoon hebben, gescheiden door stad, staat en postcode. In Excel kunt u cellen met verschillende gegevens in één cel combineren door het "&" -teken in uw functie te gebruiken.

De formule met variabelen uit ons voorbeeld hieronder: = A2 & "" & B2

Laten we samen de formule doornemen aan de hand van een voorbeeld. Stel je voor dat we voornamen en achternaam willen combineren tot volledige namen in een enkele kolom. Om dit te doen, plaatsen we eerst onze cursor in de lege cel waar we de volledige naam willen laten verschijnen. Vervolgens markeren we een cel die een voornaam bevat, typt u een "&"-teken en markeert u vervolgens een cel met de bijbehorende achternaam.

Maar je bent nog niet klaar - als je alleen maar =A2&B2 typt, zal er geen spatie zijn tussen de voornaam en de achternaam van de persoon. Gebruik de functie om die benodigde ruimte toe te voegen: = A2 & "" & B2. De aanhalingstekens rond de spatie vertellen Excel dat er een spatie tussen de voor- en achternaam moet worden geplaatst.

Om dit voor meerdere rijen waar te maken, sleept u eenvoudig de hoek van die eerste cel naar beneden, zoals weergegeven in het voorbeeld.

16. Voeg selectievakjes toe.

Als u een Excel-blad gebruikt om klantgegevens bij te houden en iets wilt overzien dat niet kwantificeerbaar is, kunt u selectievakjes in een kolom invoegen.

Als u bijvoorbeeld een Excel-blad gebruikt om uw verkoopvooruitzichten te beheren en u wilt bijhouden of u ze in het afgelopen kwartaal hebt gebeld, kunt u een "Dit kwartaal gebeld?" kolom en vink de cellen erin aan wanneer u de respectieve klant hebt gebeld.

Hier is hoe het te doen.

Markeer een cel waaraan u selectievakjes wilt toevoegen in uw spreadsheet. Klik vervolgens op ONTWIKKELAAR. Klik vervolgens onder VORMBEDIENING op het selectievakje of de selectiecirkel die in de onderstaande afbeelding is gemarkeerd.

Zodra het vak in de cel verschijnt, kopieert u het, markeert u de cellen waarin u het ook wilt laten verschijnen en plakt u het vervolgens.

17. Hyperlink een cel naar een website.

Als u uw blad gebruikt om sociale media of websitestatistieken bij te houden, kan het handig zijn om een referentiekolom te hebben met de links die elke rij bijhoudt. Als u een URL rechtstreeks in Excel toevoegt, moet deze automatisch klikbaar zijn. Maar als u woorden moet hyperlinken, zoals een paginatitel of de kop van een bericht dat u bijhoudt, gaat u als volgt te werk.

Markeer de woorden waarnaar u een hyperlink wilt maken en druk vervolgens op Shift K. Van daaruit verschijnt een vak waarin u de hyperlink-URL kunt plaatsen. Kopieer en plak de URL in dit vak en druk of klik op Enter.

Als de sneltoets om welke reden dan ook niet werkt, kunt u dit ook handmatig doen door de cel te markeren en te klikken op Invoegen > Hyperlink.

18. Voeg vervolgkeuzemenu's toe.

Soms gebruikt u uw spreadsheet om processen of andere kwalitatieve dingen bij te houden. In plaats van herhaaldelijk woorden in uw blad te schrijven, zoals "Ja", "Nee", "Klantfase", "Verkoopleider" of "Prospect", kunt u vervolgkeuzemenu's gebruiken om snel beschrijvende dingen over uw contacten of wat dan ook te markeren. ben aan het volgen.

Hier leest u hoe u vervolgkeuzelijsten aan uw cellen kunt toevoegen.

Markeer de cellen waarin u de vervolgkeuzelijsten wilt hebben, klik vervolgens op het menu Gegevens in de navigatie bovenaan en druk op Validatie.

Van daaruit ziet u een venster Instellingen voor gegevensvalidatie geopend. Kijk naar de Toestaan-opties, klik vervolgens op Lijsten en selecteer Vervolgkeuzelijst. Controleer de vervolgkeuzeknop In-Cell en druk vervolgens op OK.

Andere Excel-hulpbronnen

Gebruik Excel om processen in uw team te automatiseren

Zelfs als u geen accountant bent, kunt u Excel nog steeds gebruiken om taken en processen in uw team te automatiseren. Met de tips en trucs die we in dit bericht hebben gedeeld, weet u zeker dat u Excel ten volle kunt gebruiken en het meeste uit de software kunt halen om uw bedrijf te laten groeien.

Origineel artikel

Excel gebruiken als een professional: 18 eenvoudige Excel-tips, -trucs en -snelkoppelingen

Wat is Excel?

Basisprincipes van Excel

Excel Formules

Excel-functies