Vodič za osnove programa Microsoft Excel - Učenje uporabe Excela

V članku, napisanem leta 2018, je to napisal Robert Half, podjetje, specializirano za človeške vire in finančno industrijo 63% finančnih podjetij še naprej uporablja Excel v primarni vlogi. Razume se, da to ni 100% in se dejansko šteje zmanjšati porabo! Ker pa je programska oprema preglednica in ni zasnovana samo kot programska oprema za finančno industrijo, je 63% še vedno pomemben del industrije in pomaga prikazati, kako pomemben je Excel.

Naučiti se uporabe Excela ni nujno težko. Če naredite korak za korakom, vam bo pomagal od novinca k strokovnjaku (ali vsaj bližje tej točki) - s svojim tempom.

Kot predogled tega, kar bomo obravnavali v tem članku, si omislite delovne liste, osnovne uporabne funkcije in formule ter krmarjenje po delovnem listu ali delovnem zvezku. Podeljeno je, da ne bomo pokrivali vseh možnih funkcij Excela, vendar jih bomo pokrivali dovolj, da vam predstavi, kako pristopiti k drugim.

Osnovne definicije

Res je koristno, če pokrijemo nekaj definicij. Več kot verjetno ste že slišali te izraze (ali že veste, kaj so). Pokrili pa jih bomo, da bomo zagotovo ostali pripravljeni na preostali del procesa učenja Excela.

Delovni zvezki v primerjavi z delovnimi listi

Dokumenti Excela se imenujejo Delovni zvezki in ko prvič ustvarite Excelov dokument (delovni zvezek), bodo številne (ne vse) različice Excela samodejno vključile tri jezičke, od katerih ima vsak svoj prazen delovni list. Če vaša različica Excela tega ne stori, ne skrbite, naučili se bomo, kako jih ustvariti.

Odkrijte razlike med Google Sheets in delovnimi zvezki Microsoft Excel

Delovni listi so dejanski deli, v katere vnesete podatke. Če je lažje vizualno razmišljati o njih, si omislite delovne liste kot te zavihke. Kartice lahko dodate ali izbrišete tako, da kliknete z desno miškino tipko in izberete možnost brisanja. Ti delovni listi so dejanske preglednice, s katerimi delamo, in so shranjene v datoteki delovnega zvezka.

Trak

Trak se širi po programu Excel kot vrstica bližnjic, vendar bližnjice, ki so predstavljene vizualno (z besedilnimi opisi). To je koristno, kadar želite nekaj narediti v kratkem času in še posebej, ko potrebujete pomoč pri določanju, kaj želite storiti.

Obstaja različna skupina gumbov s trakovi, odvisno od tega, kateri razdelek / skupino izberete med možnostmi zgornjega menija (npr. Domov, Vstavljanje, Podatki, Pregled itd.), Predstavljene vizualne možnosti pa se nanašajo na te skupine.

Excel bližnjice

Bližnjice so koristne za hitro krmiljenje programske opreme Excel, zato je koristno (vendar ne nujno), da se jih naučite. Nekatere se naučite tako, da si ogledate bližnjice, ki so navedene v menijih starejših različic programa Excel, in jih nato preizkusite sami.

Drug način za učenje Excelovih bližnjic je ogled seznama le-teh na strani spletno mesto razvijalcev Excela. Tudi če vaša različica Excela ne prikazuje bližnjic, jih večina še vedno deluje.

Formule in funkcije

Funkcije so vgrajene zmožnosti Excela in se uporabljajo v formulah. Če želite na primer vstaviti formulo, ki izračuna vsoto števil v različnih celicah preglednice, lahko s funkcijo SUM () naredite ravno to.

Več o tej funkciji (in drugih funkcijah) nekoliko v nadaljevanju tega članka.

Formula Bar

Vrstica formule je območje, ki se pojavi pod trakom. Uporablja se za formule in podatke. Podatke vnesete v celico in se bodo prikazali tudi v vrstici formule, če imate miško na tej celici.

Ko se sklicujemo na vrstico formule, preprosto nakazujemo, da bi morali formulo vnesti na to mesto, pri čemer bomo izbrali ustrezno celico (kar se bo spet samodejno zgodilo, če izberete celico in začnete tipkati).

Ustvarjanje in oblikovanje primera delovnega lista

S svojim Excelovim delovnim listom lahko storite veliko stvari. V tem članku vam bomo dali nekaj primernih korakov, da jih lahko preizkusite sami.

Prvi delovni zvezek

Koristno je začeti s praznim delovnim zvezkom. Torej, pojdite naprej in izberite Novo. To se lahko razlikuje, odvisno od vaše različice Excela, vendar je na splošno v file Območje.

Opomba: Zgornja slika pravi Odprto na vrhu, da ponazorimo, da lahko pridete do Novo (na levi strani, usmerjena z zeleno puščico) od kjer koli. To je posnetek zaslona novejšega Excela.

Ko kliknete Novo več kot verjetno boste dobili nekaj predlog. Predloge same se lahko razlikujejo med različicami Excela, vendar morate izbrati kakšno izbiro.

Eden od načinov učenja, kako uporabljati Excel, je igranje s temi predlogi in ogled, kaj jih naredi, da "odkljukajo". Za naš članek začenjamo s praznim dokumentom in se igramo s podatki in formulami itd.

Torej, pojdite naprej in izberite prazen dokument. Vmesnik se bo od različice do različice razlikoval, vendar bi moral biti dovolj podoben, da dobimo zamisel. Nekaj ​​kasneje bomo prenesli še en vzorec Excelovega lista.

Vstavljanje podatkov

Obstaja veliko različnih načinov za vnos podatkov v preglednico (aka tudi delovni list). Eden od načinov je, da preprosto vtipkate, kar želite, kamor želite. Izberite določeno celico in začnite tipkati.

Drug način je, da kopirate podatke in jih nato prilepite v preglednico. Če podpisujete podatke, ki niso v tabeli, lahko postane zanimivo, kje pristane v vašem dokumentu. Toda na srečo lahko dokument vedno uredimo in po potrebi znova kopiramo in prilepimo drugam.

Zdaj lahko poskusite način kopiranja / lepljenja, tako da izberete del tega članka, ga kopirate in nato prilepite v prazno preglednico.

Ko izberete del izdelka in ga kopirate, pojdite na preglednico in kliknite želeno celico, kamor želite zagnati lepljenje in to storite. Zgoraj prikazana metoda je uporaba menija z desno miškino tipko in nato v obliki ikone izberite »Prilepi«.

Mogoče lahko pride do napake pri uporabi Excelove metode vdelane paste, tudi pri drugih vgrajenih metodah Excel. Na srečo vas opozorilo o napaki (zgoraj) pomaga usmeriti v pravo smer, da dobite podatke, ki ste jih kopirali v list.

Pri lepljenju podatkov Excel precej dobro opravi njihovo interpretacijo. V našem primeru sem prepisal prva dva odstavka tega oddelka in Excel ga je predstavil v dveh vrsticah. Ker je bil med odstavki dejanski presledek, je Excel to tudi predvajal (s prazno vrstico). Če kopirate tabelo, ima Excel še boljše delo pri reprodukciji na listu.

Za lepljenje lahko uporabite tudi gumb v traku. Za vizualne ljudi je to resnično koristno. Prikazana je na spodnji sliki.

Nekatere različice programa Excel (zlasti starejše različice) omogočajo uvoz podatkov (kar najbolje deluje s podobnimi datotekami ali datotekami, ki so ločene z vejicami - datotekami). Nekatere novejše različice Excela nimajo te možnosti, vendar lahko še vedno odprete drugo datoteko (tisto, ki jo želite uvoziti), uporabite izberi vse in ga nato kopirajte in prilepite v preglednico Excel.

Ko je uvoz na voljo, ga običajno najdemo pod file meni. V novih (-ih) različicah (Excel) vas bodo ob kliku na vas morda preusmerili na več grafičnega uporabniškega vmesnika. file. Preprosto kliknite puščico v zgornjem levem kotu, da se vrnete nazaj na delovni list.

Hiperpovezava

Hiperpovezava je dokaj enostavna, še posebej pri uporabi traku. Gumb za hiperpovezavo najdete pod Vstavi meni v novejših različicah Excela. Do njega je mogoče dostopati tudi prek bližnjice ukaz-K.

Oblikovanje podatkov (Primer: Številke in datumi)

Včasih je koristno oblikovati podatke. To še posebej velja za številke. Zakaj? Včasih številke samodejno sodijo v splošno obliko (nekakšna privzeta), ki je bolj podobna besedilni obliki. Toda pogosto želimo, da se naše številke obnašajo kot številke.

Drugi primer so datumi, ki jih bomo morda želeli oblikovati, da bodo vsi naši datumi videti dosledni, na primer 20200101 ali 01 ali ne glede na obliko, ki jo izberemo za naš datum.

Dostop do možnosti formatiranja podatkov je na več različnih načinov, prikazanih na spodnjih slikah.

Ko dostopate do, recimo, seznama Število format, imeli boste več možnosti. Te možnosti se pojavijo, ko uporabite metodo z desno tipko miške. Ko uporabljate Trak, so vaše možnosti ravno na Traku. Vse je odvisno od tega, kaj vam je lažje.

Če že nekaj časa uporabljate program Excel, bo metoda z desno miškino tipko in s tem dobljeno pogovorno okno o obliki številk (prikazano spodaj) morda lažje razumeti. Če ste novejši ali bolj vizualni, je lahko metoda traku bolj smiselna (in veliko hitrejša za uporabo). Oba vam ponujata možnosti oblikovanja številk.

Če vtipkate karkoli, ki spominja na datum, so novejše različice Excela dovolj lepe, da odražajo tisto na Traku, kot je prikazano na spodnji sliki.

S traku lahko izberete formate za svoj datum. Izberete lahko na primer kratek ali dolg datum. Pojdite naprej in preizkusite in si oglejte rezultate.

Oblikovanje predstavitve (primer: poravnava besedila)

Prav tako je koristno razumeti, kako poravnati svoje podatke, ali želite, da se vse pokaže na levo ali desno (ali upravičeno itd.). Tudi to je mogoče doseči s trakom.

Kot lahko vidite na zgornjih slikah, je poravnava besedila (tj. Desno, levo itd.) V drugi vrstici možnosti Trak. V traku lahko izberete tudi druge možnosti poravnave (npr. Zgoraj, spodaj).

Če opazite, poravnava stvari, kot so številke, morda ne bo videti pravilno, če je levo poravnano (kjer je besedilo videti bolje), vendar je videti bolje, če poravnate desno. Poravnava je zelo podobna tistemu, ki bi ga videli v aplikaciji za obdelavo besedil.

Stolpci in vrstice

Koristno je vedeti, kako delati, pa tudi prilagodite širino in dimenzije stolpcev in vrstic. Na srečo, ko ste ga obesili, je to precej enostavno.

Dodajanje ali brisanje vrstic ali stolpcev imata dva dela. Prvi del je postopek izbire, drugi pa z desno miškino tipko in izbira možnosti vstavljanja ali brisanja.

Se spomnite podatkov, ki smo jih kopirali iz tega članka in jih v zgornjem primeru prilepili v prazen list Excela? Najbrž je ne potrebujemo več, zato je odličen primer za postopek brisanja vrstic.

Se spomnite našega prvega koraka? Izbrati moramo vrstice. Pojdite naprej in kliknite na številko vrstice (na levi strani zgornje leve celice) in se z miško povlecite navzdol do spodnje vrstice, ki jo želite izbrisati. V tem primeru izberemo tri vrstice.

Nato je drugi del našega postopka klikanje Izbriši vrstice in glejte, kako Excel briše te vrstice.

Postopek za vstavljanje vrstice je podoben, vendar vam ni treba izbrati več kot ene vrstice. Excel bo določil, kje kliknete, kam želite vstaviti vrstico.

Če želite začeti postopek, kliknite številko vrstice, ki želite biti pod novo vrstico. To pove Excelu, naj izbere celotno vrstico za vas. Iz mesta, kjer se nahajate, bo Excel vstavil vrstico nad to. To storite tako, da z desno miškino tipko kliknete in izberete Vstavi vrstice.

Kot lahko vidite zgoraj, smo vtipkali 10 v vrstici 10. Nato po izbiri 10 (vrstica 10), z desno miškino tipko in izbiro Vstavi vrstice, številka 10 se je spustila za eno vrsto. Posledica tega je bila 10 zdaj je v vrsti 11.

To prikazuje, kako je bila vstavljena vrstica postavljena nad izbrano vrstico. Pojdite naprej in preizkusite sami, da boste videli, kako deluje postopek vstavljanja.

Če potrebujete več vrst, lahko to storite tako, da izberete več kot eno vrstico in Excel pove, koliko jih želite in kolikšna količina bo vstavljena nad izbrano številko vrstice.

Naslednje slike prikazujejo to v vizualni obliki, vključno s tem, kako 10 spustil tri vrstice, število vstavljenih vrstic.

Vstavljanje in brisanje stolpcev je v osnovi enako, le da izberete zgoraj (stolpci) namesto levo (vrstice).

Filtri in dvojniki

Kadar imamo na voljo veliko podatkov, lahko s tem pomagamo, če si zavihamo rokave, da lažje sodelujemo s temi podatki.

Recimo, da imate kup finančnih podatkov, vendar morate samo pogledati določene podatke. Eden od načinov za to je uporaba Excelovega filtra.

Najprej najdemo Excelov delovni list, ki predstavlja veliko podatkov, tako da moramo na tem nekaj preizkusiti (ne da bi morali sami vnesti vse podatke). Ti lahko naložite takšen vzorec od Microsofta. Upoštevajte, da je to neposredna povezava do prenosa, zato se bo primer datoteke Excel začel nalagati takoj, ko kliknete to povezavo.

Zdaj, ko imamo dokument, poglejmo obseg podatkov. Kar malo, kajne? Opomba: zgornja slika bo videti nekoliko drugače kot tisto v vzorčni datoteki in to je normalno.

Recimo, da ste želeli videti samo podatke iz Nemčije. Uporabite možnost "Filter" na traku (pod "Domov"). Združen je z možnostjo »Razvrsti« proti desni (v novejših različicah Excela).

Zdaj povejte Excelu, katere možnosti želite. V tem primeru iščemo podatke o Nemčiji kot izbrani državi.

Opazili boste, da se ob izbiri možnosti filtra v stolpcih prikažejo majhne puščice. Ko je izbrana puščica, imate več možnosti, vključno z možnostjo »Filtri besedila«, ki jo bomo uporabljali. Imate možnost razvrščanja naraščajočega ali padajočega.

Smiselno je, zakaj jih Excel združuje na traku, ker so vse te možnosti na spustnem seznamu. Izbrali bomo »Enako ...« v razdelku »Filtri z besedilom«.

Ko izberemo, kaj želimo storiti (v tem primeru Filter), navedemo podatke / merila. Radi bi videli vse podatke iz Nemčije, tako da to vtipkamo v polje. Nato kliknite »V redu«.

Opazili boste, da zdaj vidimo le podatke iz Nemčije. Podatki so filtrirani. Drugi podatki so še vedno tam. Preprosto je skrit. Prišel bo čas, ko želite prekiniti filter in videti vse podatke. Preprosto se vrnite na spustni del in izberite, da očistite filter, kot je prikazano na spodnji sliki.

Včasih boste imeli nabore podatkov, ki vključujejo podvojene podatke. Veliko lažje je, če imate samo posamezne podatke. Na primer, zakaj bi želeli enak zapis finančnih podatkov dvakrat (ali več) v Excelovem delovnem listu?

Spodaj je primer nabora podatkov, ki vsebuje nekaj podatkov, ki se ponovijo (prikazani so rumeno).

Če želite odstraniti dvojnike (ali več, kot je v tem primeru), začnite s klikom na eno od vrstic, ki predstavlja podvojene podatke (ki vsebujejo podatke, ki se ponavljajo). To je prikazano na spodnji sliki.

Zdaj obiščite zavihek ali razdelek »Podatki« in od tam lahko na traku vidite gumb z napisom »Odstrani podvojene.« Kliknite to.

Prvi del tega postopka vam predstavlja pogovorno okno, podobno tistemu, ki ga vidite na spodnji sliki. Ne pustite, da vas to zmede. Preprosto vas sprašuje, v kateri stolpec je treba pogledati, ko prepoznate podvojene podatke.

Na primer, če bi imeli več vrstic z istim imenom in priimkom, a v glavnem gnesti v drugih stolpcih (na primer kopiraj / prilepi s spletnega mesta) in bi potrebovali edinstvene vrstice za ime in priimek, bi izbrali ti stolpci, tako da se pri odstranjevanju odvečnih podatkov ne upošteva razplet, ki morda ni podvojen.

V tem primeru smo izbiro pustili kot "vsi stolpci", ker smo ročno podvajali vrstice, tako da smo vedeli, da so v našem primeru vsi stolpci popolnoma enaki. (To lahko storite z datoteko primera Excela in jo preizkusite.)

Ko v zgornjem pogovornem oknu kliknete »V redu«, boste videli rezultat in v tem primeru so bile tri vrstice identificirane kot ujemajoče in dve odstranjeni.

Zdaj se dobljeni podatki (prikazani spodaj) ujemajo s podatki, s katerimi smo začeli, preden smo šli skozi dodajanje in odstranjevanje dvojnikov.

Pravkar ste se naučili par trikov. Te so še posebej koristne pri obravnavi večjih nizov podatkov. Pojdi naprej in preizkusi še nekaj gumbov, ki jih vidiš na traku in poglej, kaj počnejo. Če želite ohraniti prvotni obrazec, lahko podvojite tudi datoteko svojega Excela. Preimenujte datoteko, ki ste jo prenesli, in ponovno naložite drugo kopijo. Ali podvojite datoteko v računalniku.

Kar sem storil, sem podvojil zavihek z vsemi finančnimi podatki (potem ko sem ga kopiral v drugo drugo datoteko, tisto, s katero smo začeli, je bil prazen), na zavihku z dvojnikom pa sem imel po volji dve različici. To lahko poskusite z desnim gumbom miške na zavihku in izberite »Podvoji«.

Pogojno oblikovanje

Ta del članka je zaradi njegovih prikaznih prednosti vključen v razdelek o ustvarjanju delovnega zvezka. Če se vam zdi nekoliko zapleteno ali iščete funkcije in formule, preskočite ta razdelek in se vrnite k njemu v prostem času.

Pogojno oblikovanje je priročno, če želite izpostaviti nekatere podatke. V tem primeru bomo uporabili datoteko Excel Example (z vsemi finančnimi podatki) in poiskali "Bruto prodajo", ki presega 25,000 USD.

Da bi to naredili, moramo najprej izpostaviti skupino celic, ki jo želimo oceniti. Zdaj pa ne pozabite, da nočete poudariti celotnega stolpca ali vrstice. Označiti želite samo tiste celice, ki jih želite oceniti. V nasprotnem primeru bodo ocenjene tudi ostale celice (kot so naslovi) in presenečeni bi bili, kaj Excel počne s temi naslovi (kot primer).

Torej, označene so naše želene celice in zdaj kliknemo na razdelek / skupino »Domov« in nato na »Pogojno oblikovanje«.

Ko na traku kliknemo na »Pogojno oblikovanje«, imamo nekaj možnosti. V tem primeru želimo izpostaviti celice, ki so večje od 25,000 dolarjev, tako da tako izbiramo, kot je prikazano na spodnji sliki.

Zdaj bomo videli pogovorno okno in lahko v polje vtipkamo vrednost. Vtipkamo 25000. Ni treba skrbeti za vejice ali kaj drugega in dejansko deluje bolje, če samo vtipkate neobdelano številko.

Ko kliknemo »V redu«, bomo videli, da se polja samodejno obarvajo glede na našo izbiro (desno) v pogovornem oknu »Več kot«. V tem primeru “Svetlo rdeča barva napolni s temno rdečim besedilom”. Lahko bi izbrali tudi drugo možnost prikaza.

To pogojno oblikovanje je odličen način, da na prvi pogled vidite podatke, ki so bistveni za enega ali drugega projekta. V tem primeru bi lahko videli "segmente" (na katere se sklicuje datoteka Excel), ki so lahko v bruto prodaji presegli 25,000 USD.

Delo s formulami in funkcijami

Učenje uporabe funkcij v Excelu je zelo koristno. So osnovno črevesje formul. Če želite videti seznam funkcij, da dobite predstavo o tem, kaj je na voljo, kliknite meni / skupino »Vstavi« in nato na skrajni levi strani izberite »Funkcija / funkcije«.

Čeprav je namen tega gumba v traku Excel vstaviti dejansko funkcijo (kar lahko dosežemo tudi s tipkanjem v vrstico formule, začenši z znakom enakosti in nato začeti vnašati želeno funkcijo), lahko to uporabimo tudi da bi videli, kaj je na voljo. Po funkcijah se lahko pomikate, da dobite neko predstavo o tem, kaj lahko uporabite v svojih formulah.

Podprto je tudi zelo koristno, da jih preprosto preizkusite in vidite, kaj počnejo. Skupino, ki jo želite pregledati, lahko izberete tako, da za krajši seznam funkcij izberete kategorijo, na primer »Običajno uporabljano«, vendar seznam, ki se pogosto uporablja (in za katerega so nekatere funkcije zajete v tem članku).

Nekatere od teh funkcij bomo uporabili v primerih formul, o katerih razpravljamo v tem članku.

Enaki = Prijava

Znak enakosti (=) je v Excelu zelo pomemben. Igra bistveno vlogo. To še posebej velja v primeru formul. V bistvu nimate formule, ne da bi jo predhodno označili z znakom enakosti. Brez formule so preprosto podatki (ali besedilo), ki ste jih vnesli v to celico.

Torej samo zapomnite si, da preden v programu Excel zahtevate, da za vas izračuna karkoli ali avtomatizira, v celico vtipkate znak enakosti (=).

Če vključite znak $, to pove Excelu, naj ne premika formule. Običajno je samodejno prilagajanje formul (z uporabo tako imenovanih relativnih referenc celic) spremembam na delovnem listu koristna stvar, včasih pa tega morda ne želite in s tem znakom $ lahko Excelu to povete. Pred črko in številko sklica v celici preprosto vstavite $.

Torej relativna referenca celice D25 postane $ 25 USD. Če je ta del zmeden, ne skrbite. K njemu se lahko vrnete (ali se z njim igrate s praznim delovnim zvezkom Excela).

Super Ampersand >> &

Znak & (&) je zabavno majhno "orodje" s formulo, ki vam omogoča kombiniranje celic. Recimo na primer, da imate stolpec za imena in še en stolpec za priimke in želite ustvariti stolpec za polno ime. Za to lahko uporabite &.

Poskusimo na delovnem listu v Excelu. Za ta primer uporabimo prazen list, da ne prekinjamo nobenega drugega projekta. Pojdite naprej in vnesite svoje ime v A1 in v B1 vnesite priimek. Zdaj, da jih združite, kliknite miško na celico C1 in vnesite to formulo: = A1 & ““ & B1. Prosimo, da del uporabite le s poševnim tiskom in ne na katerem koli drugem mestu (npr. Če ne uporabljate obdobja).

Kaj vidite v C1? Polno ime bi morali videti s presledkom med imeni in priimki, kot bi bilo običajno pri vnosu polnega imena. & "" & Del formule je tisto, kar je ustvarilo ta prostor. Če ne bi vključili ““, bi imeli ime in priimek brez presledka med njimi (nadaljujte in poskusite, če želite videti rezultat).

Druga podobna formula uporablja CONCAT, vendar bomo o tem izvedeli malo kasneje. Zaenkrat ne pozabite, kaj lahko ampersand (&) naredi za vas, saj je ta majhen namig v mnogih primerih prav.

Funkcija SUM ()

Funkcija SUM () je zelo priročna in naredi samo tisto, kar opisuje. Sešteje številke, ki jim povejte Excel, da jih vključite, in vam poda seštevek njihovih vrednosti. To lahko storite na nekaj različnih načinov.

Začeli smo z vnašanjem nekaterih številk, tako da smo imeli nekaj podatkov, s katerimi smo lahko uporabljali funkcijo. Preprosto smo uporabili 1, 2, 3, 4, 5 in začeli v A1 ter vtipkali v vsako celico, ki sega navzdol proti A5.

Zdaj, če želite uporabiti funkcijo SUM (), začnite s klikom na želeno celico, v tem primeru smo uporabili A6 in v formularni vrstici vtipkali = SUM. V tem primeru se ustavite, ko pridete do prvega ((.) Zdaj kliknite A1 (najbolj zgornja celica) in povlecite miško do A5 (ali spodnje celice, ki jo želite vključiti) in se nato vrnite v formularno vrstico in vnesite zaključno ")." Ne vključujejte obdobij ali narekovaje in samo oklepaje.

Drugi način uporabe te funkcije je ročno vnašanje informacij v formularno vrstico. To je še posebej koristno, če imate kar nekaj številk in njihovo drsenje je malo težko. Začnite to metodo na enak način, kot ste naredili v zgornjem primeru, z "= SUM (."

Nato vnesite zgornjo sklic na celico. V tem primeru bi to bil A1. Vključite debelo črevo (:) in nato vtipkajte sklice na celico, ki je najbolj spodnja. V tem primeru bi to bil A5.

AVERAGE () Funkcija

Kaj če bi želeli ugotoviti, kakšno je povprečje skupine številk? To lahko enostavno storite s funkcijo AVERAGE (). V spodnjih korakih boste opazili, da je v osnovi enaka zgornji funkciji SUM (), vendar z drugačno funkcijo.

S tem v mislih začnemo z izbiro celice, ki jo želimo uporabiti za rezultat (v tem primeru A6) in nato začnemo tipkati z znakom enakosti (=) in besedo AVERAGE. Ko začnete tipkati, se vam ponujajo predlogi in lahko, če želite, kliknete AVERAGE, namesto da vtipkate besedo.

Preden dodamo obseg celic, se prepričajte, da imate v formuli odprt oklepaj. V nasprotnem primeru boste prejeli napako.

Zdaj, ko imamo "= AVERAGE (" vtipkano v našo celico A6 (ali katerokoli celico uporabljate za rezultat), lahko izberemo obseg celic, ki ga želimo uporabiti. V tem primeru uporabljamo od A1 do A5.

Upoštevajte, da ga lahko vnesete tudi ročno, namesto da z miško izberete obseg. Če imate velik nabor podatkov, je tipkanje v območju verjetno lažje kot drsenje, ki bi ga potrebovali za njegovo izbiro. Seveda pa je odvisno od vas.

Če želite dokončati postopek, preprosto vtipkajte oklepajočo oklepaj “)” in prejeli boste povprečje petih številk. Kot lahko vidite, je ta postopek zelo podoben postopku SUM () in drugim funkcijam. Ko boste enkrat obesili eno funkcijo, bodo druge lažje.

COUNTIF () funkcija

Recimo, da smo želeli prešteti, kolikokrat se v podatkovnem nizu pokaže določeno število. Najprej pripravimo našo datoteko za to funkcijo, da bomo imeli kaj šteti. Odstranite katero koli formulo, ki jo imate v A6. Zdaj bodisi kopirajte od A1 do A5 in prilepite z A6 ali preprosto vnesite enake številke v celice, ki gredo navzdol, začenši z A6 in vrednostjo 1 in nato A7 z 2 itd.

Zdaj v A11 začnimo svojo funkcijo / formulo. V tem primeru bomo vtipkali "= COUNTIF (." Nato bomo izbrali celice od A1 do A10.

Prepričajte se, da vtipkate ali izberete »COUNTIF« in ne katero od drugih funkcij, ki so podobne COUNT-u, ali ne bomo dobili enakega rezultata.

Preden se lotimo drugih funkcij in vtipkamo zaključne oklepaje ")", moramo odgovoriti na vprašanje kriterijev in vnesti za vejico "," in pred oklepajem ")."

Kaj je opredeljeno s „merili?“ Tu Excel povemo, kaj želimo, da šteje (v tem primeru). Vtipkali smo vejico in nato “5” in nato zaključni oklepaj, da smo dobili število števila pet (5), ki so na seznamu števil. Ta rezultat bi bil dva (2), ker obstajata dva dogodka.

CONCAT ali CONCANTENATE () funkcija

Podobno kot v našem primeru z uporabo samo ampersanda (&) v naši formuli lahko celice kombinirate s pomočjo funkcije CONCAT (). Nadaljujte in poskusite z uporabo našega istega primera.

Vnesite svoje ime v A1 in priimek v B1. Nato v C1 tipa CONCAT (A1, "", B1).

Videli boste, da boste dobili enak rezultat, kot smo ga dobili z znakom (&). Veliko ljudi uporablja ampersand, ker je lažji in manj okoren, zdaj pa vidite, da imate tudi drugo možnost.

Opomba: Ta funkcija je morda VSEBLJIVA v vaši različici Excela. Microsoft je ime funkcije skrajšal na samo CONCAT in je v kasnejših različicah programske opreme ponavadi lažje vnašati (se spomnite). Na srečo, če začnete tipkati CONCA v formularni vrstici (po znaku enakovrednosti), boste videli, katero različico uporablja vaša različica Excela in jo lahko izberete s klikom na miško.

Ko ga začnete vnašati, dovolite, da vaša različica Excela razkrije pravilno funkcijo, vnese samo »CONCA« (ali krajše) in ne »CONCAN« (kot začetek CONCANTENATE) ali morda ne boste videli Excelovega predloga ker se obe funkciji začneta razlikovati.

Ne bodite presenečeni, če raje uporabite metodo spajanja z znakom (&) namesto CONCAT (). To je normalno.

Če / potem formule

Recimo, da želimo uporabiti formulo If / then za prepoznavanje zneska popusta (neke vrste drugega popusta) v novem stolpcu v naši datoteki Example Excel. V tem primeru najprej začnemo z dodajanjem stolpca in ga dodamo po stolpcu F in pred stolpcem G (spet v naši preneseni datoteki zgledov).

Zdaj vtipkamo formulo. V tem primeru ga vtipkamo v F2 in je "= IF (E2> 25000," POPUST 2 "). To izpolni tisto, kar formula išče s testom (E2 večji od 25k) in nato rezultatom, če število v E2 opravi ta test (»POPUST 2«).

Zdaj kopirajte F2 in prilepite v celice, ki ji sledijo, v stolpec F.

Formula se bo samodejno prilagodila vsaki celici (relativna referenca na celico) s sklicevanjem na ustrezno celico. Ne pozabite, da če ne želite, da se samodejno prilagodi, lahko pred alfa celice napišete znak $, pa tudi številko, na primer A1 je 1 A $ XNUMX.

Na zgornji sliki lahko vidite, da se v vseh celicah v stolpcu F2 pojavi "POPUST 2". To je zato, ker mu formula nalaga, naj pogleda celico E2 (ki jo predstavlja $ E $ 2) in ne relativnih celic. Ko se formula kopira v naslednjo celico (tj. F3), še vedno gleda v celico E2 zaradi znakov dolarja. Torej, vse celice dajejo enak rezultat, ker imajo isto formulo, ki se nanaša na isto celico.

Če želite, da se namesto besede prikaže vrednost, "FALSE", preprosto dodajte vejico in nato besedo ali številko, ki jo želite prikazati (besedilo mora biti v narekovajih) na koncu formule, pred končni oklepaji.

Pro Nasvet: Uporabite VLOOKUP: Poiščite in poiščite vrednost v drugi celici na podlagi določenega ujemajočega se besedila v isti vrstici.

Upravljanje svojih Excelovih projektov

Na srečo lahko z načinom oblikovanja dokumentov programa Excel kar precej storite s svojimi Excelovimi delovnimi zvezki. Možnost, da imate v svojem dokumentu različne delovne liste (zavihke), vam omogoča, da imate sorodno vsebino v eni datoteki. Če menite, da ustvarjate nekaj, kar ima morda formule, ki delujejo bolje (ali slabše), lahko kopirate (z desno miškino tipko) svoje delovne liste (zavihke) v različne različice delovnega lista.

Zavihke lahko preimenujete in uporabite kode datumov, da veste, katere različice so najnovejše (ali najstarejše). To je le en primer, kako lahko te zavihke uporabite v svojo korist pri upravljanju svojih Excelovih projektov.

Tu je primer preimenovanja zavihkov v eni od poznejših različic Excela. Začnete s klikom na zavihek in dobite rezultat, podoben sliki tukaj:

Če ne prejmete tega odgovora, je to v redu. Morda imate starejšo različico Excela, vendar je nekoliko intuitiven na način, da vam omogoča preimenovanje zavihkov. Z desno miškino tipko kliknite na zavihek in dobite možnost »preimenovanja« v prejšnjih različicah Excela, včasih pa preprosto vtipkajte desno.

Excel vam ponuja toliko možnosti na poti, da se naučite uporabljati Excel. Zdaj je čas, da gremo ven in ga uporabimo! Zabavaj se.