Збереження часу Microsoft Excel трюки для швидкої роботи

перевершувати Електронна таблиця - це прем'єрна програма, яка використовується багатьма галузями для формування бізнес-планів, створення фінансових звітів, складання бюджетних звітів тощо. Простими словами, електронні таблиці Excel використовуються для систематизації вашого трудового життя. Хоча Excel є потужним інструментом для роботи з електронними таблицями, коли-небудь можна приступити до роботи, освоєння Excel може зайняти багато часу і, ймовірно, вимагатиме терпіння для роботи з таблицями Excel.

Управління та обчислення даних в Excel з розширеними формулами вимагає від ваших навичок у фінансовому аналізі і є більш критичним, ніж ми собі уявляємо. Деякі робочі місця мають одноманітні кроки, які вимагатимуть від вас повторювати непотрібні завдання знову і знову, що втратить ваш час.

Ми вже подивилися Фокуси Excel для економії часу Сьогодні ми поділимося ще такими хитрощами.

Збереження часу в Microsoft Excel

Важливо приймати свої навички Excel на наступний рівень, щоб переконатися, що ваші методи використання електронних таблиць створюють максимальну ефективність. У Excel є багато інтегрованих функцій, які дозволяють швидше виконувати роботу. Ви можете освоїти деякі поради та прийоми для найчастіше використовуваних кроків у Excel для підвищення ефективності під час роботи з Excel та збереження дорогоцінного часу. У цій статті ми окреслимо деякі з порад, які можна включити до щоденного робочого процесу, який може звільнити вас від виконання повторюваних завдань і допомогти заощадити ваш час під час використання Excel.

1. Використовуйте автозаповнення

Збереження часу Microsoft Excel трюки для швидкої роботи

Автозаповнення - це дуже корисна функція, яка автоматично заповнює серію клітин на основі попередніх клітинок. Припустимо, ви хочете ввести стовпець з іменами місяця, просто введіть Jan. Виберіть клітинку і перетягніть її вниз. Автозаповнення магічно заповнює імена місяців на основі попереднього шаблону.

2. Використовуйте Flash Fill

Flash Fill автоматично поєднує і видобуває дані на основі шаблону даних, введеного в першому стовпці. Наприклад, якщо ваш перший стовпець має abc / 123 / xyz, і ви хочете витягти значення 123 у другий стовпець. Просто введіть дані в першу комірку. З другої комірки, excel буде знати шаблон і відображатиме, як ви хочете, щоб вони виглядали, просто використовуючи Flash Fill в групі інструментів даних.

Так само можна заповнювати дані, щоб об'єднати дані. . Наприклад, якщо у першому стовпці є адреси електронної пошти, можна скористатися функцією заповнення Flash, щоб створити перший стовпець, ввівши правильний шаблон електронної пошти та ім'я у другому стовпці. Простими словами, якщо ви хочете витягти або об'єднати дані, просто клацніть Flash Fill в сесії Data Tools, ввівши малюнок, як ви хочете, щоб вони відображалися.

3. Використовуйте клавішу F4 для автоматизації повторюваних завдань

Клавіша F4 є найпопулярнішим клавіатурним скороченням, яке заощадить ваш час під час повторюваної роботи. Якщо ви повторюєте ті ж самі кроки знову і знову, ви можете автоматизувати повторювані завдання за допомогою ключа F4. F4 просто повторює вашу останню дію або команду. Крім того, ви можете скористатися клавішею F4 Щоб закрити книгу та вікно Excel. Натисніть комбінацію клавіш ctrl + F4, щоб закрити книгу і скористатися клавішею Alt + F4, щоб закрити Excel.

4. Використовуйте комбінацію клавіш Ctrl

Є багато сполучень клавіш, які забезпечують найбільш ефективні та швидкі способи завершення повторюваних завдань.

  • Ctrl + Shift + стрілка вниз - вибирає всі дані в стовпці під клітиною.
  • Ctrl + Shift + стрілка вгору- вибирає всі дані в стовпці над коміркою.
  • Ctrl + Shift + стрілка вправо- вибирає всі дані праворуч у рядку
  • Ctrl + Shift + стрілка ліворуч- вибирає всі дані ліворуч у рядку
  • Ctrl + Shift + End - переходить курсор у найнижчу праву комірку, що містить дані в робочому аркуші, і вибирає колишню клітинку з даними між першою коміркою, яку потрібно вибрати, і найнижчою правою коміркою з даними.

Щоб дізнатися більше про комбінації клавіш CTRL, перевірте список на office.com.

5. Додайте примітку для пояснення формул і функцій за допомогою функції N ()

Можна коментувати клітинку з пояснювальними записками, які допоможуть вам запам'ятати та пояснити складні функції та формули для інших користувачів електронної таблиці. Щоб включити коментарі до складних формул, просто додайте + N ("Ваші коментарі") в кінці формули. Наприклад, клітинка з формулою = Sum (B1: B2: B3) + N ("Ваша примітка на формулі") відображає як коментарі, так і формулу, коли ви натискаєте цю клітинку.

6. Використовуйте спеціальні пасти для швидких розрахунків

Ви можете виконувати швидкий розрахунок, як додавання, віднімання, множення або ділення в електронній таблиці, використовуючи спеціальне вставлення замість формул. Ця функція проста у використанні і надзвичайно корисна для невеликих обчислень, щоб прискорити роботу. Наприклад, якщо у вас є стовпець зі списком номерів, які потрібно розділити на 100. Введіть 100 в комірку і скопіюйте її. Виберіть список номерів, які потрібно розділити на 100, і натисніть "Вставити спеціальний". У цьому діалоговому вікні виберіть параметр Розділити. Цей метод миттєво розділить всі вибрані номери на 100.

Які трюки ви використовуєте найчастіше, щоб заощадити час під час роботи в Excel? Ділитися в коментарях нижче.

Оригінал статті

Ключові слова:

залишити коментар

Цей сайт використовує Akismet для зменшення спаму. Дізнайтеся, як обробляються ваші дані коментарів.