Як використовувати програмне забезпечення для спільної роботи для робочих процесів на карті

Отримайте організовані - картографічні робочі процеси та інструменти спільної роботи

У перший же день своєї першої справжньої роботи найстарший редактор журнально-видавничої компанії, який мене найняв, забрала мене до величезної блок-схеми, закріпленої на стіні. "Ось як стаття йде від написаного до опублікованого", сказала вона. Вона пройшла мене по всьому процесові, підкреслюючи ті частини, в яких моя команда і я були задіяні. Це був 2001, раніше програмне забезпечення для спільної роботи був вільно доступним, але уроки, які я дізнався в цей день, застосовуються навіть у цьому віці Asana та Slack.

Кожна стаття журналу перейшла у негабаритну полі конверт з папіркою, стрічкою до фронту. Папір був кодованим кольором до журналу, в якому стаття з'явиться. Ми назвали це робочою курткою. Кожного разу, коли стаття перейшла в інший відділ, редакція копіювання для перевірки або відділ клавіатури для змін, історія її подорожі була записана на куртці. Коли один працівник був зроблений з цим, вона призначила його новому відділу, написавши рядок на аркуші. Той, хто бачив робочу куртку, точно знав усі етапи, з яких ця стаття пройшла, і де вона повинна була йти далі.

Подумавши про це, ці робочі куртки були попередником і фізичним проявом сучасного програмного забезпечення робочого процесу, як Асана. Діаграма робочих процесів, яка була прикріплена до стіни, була відмінною орієнтацією для мене як нового співробітника, так і для всіх інших. Це дало мені кришталево зрозумілу картину того, що зробила організація, і як це зробити.

У сучасному світі, де ми посилюємо безпаперові середовища і значною мірою перейшли до електронних файлів і папок, легше відмовитися від створення таких документів робочого процесу та їх оновлення. Але для всіх підприємств і навіть проектів, пов'язаних з командними роботами, це дуже важливо документувати свій робочий процес.

Приклад робочого процесу

Чому документообіг?
Чому ви повинні документувати свій робочий процес? Існує кілька абсолютно критичних причин, включаючи наступне:

  • Це допомагає власникам бізнесу та менеджерам повністю продумати та зрозуміти, що відбувається на кожному етапі бізнес-процесу, і чому;
  • Це дозволяє виконувати непотрібні кроки для виявлення та виключення процесів;
  • Це нагадує співробітникам або членам команди, які можуть бути далекими від певних етапів бізнесу, чому вони існують та які вони надають;
  • Це важливо для проходження членів команди;
  • Це один з найкращих способів пояснення потенційним колегам, клієнтам та інвесторам, як діє бізнес; і
  • Це дозволяє команді більш ефективно почати використовувати інструменти співпраці.

До останнього моменту я вже згадував Асану. Asana - це інструмент управління робочим процесом, подібний до списку справ про стероїди. Це дуже схоже на систему робочих ясел, яку я використовував у своїй першій видавничої роботі. Asana дозволяє вам відстежувати завдання, які потрібно виконати, і натискати їх у процесі. У кожному завданні є історія всіх кроків або підзадач, які було виконано. Коли одна людина закінчує підзавдання під рукою, вона призначає її на наступний крок і спрямовує її до особи чи відомства, котрий його підберуть далі.

Я зробив аналогію до того, що Асана, як колода карт, в той час як Програмне забезпечення для управління проектами це як настільна гра. Коли ви відкриваєте настільну гру, у вас може бути щось на зразок плати, різноманітних ігрових частин і чітка інструкція щодо того, як грати в гру. Кожен, хто грає, погоджується на ці заздалегідь визначені правила. Ви можете відхилитися від правил, але гра була розроблена для максимальної насолоди, коли ви дотримуєтеся цих правил, так що ви робите.

Однак, коли ви граєте в карти, всі, хто грає, повинні погодитись, яка гра буде відтворюватися і який набір правил ви будете слідувати. Ви могли грати в серці або ви могли грати косу. Деякі карткові ігри добре відомі за встановленими правилами, як-от Техаський Холдем. Тоді є й інші ігри, які мають варіації, такі як роммі (джин-губка, прямий роммія, роммі 500 тощо), і вам потрібно хэш за правилами з усіма за столом, щоб переконатися, що всі згодні як грати. Існує також можливість вигадувати вашу власну карткову гру з унікальними правилами, які ви повинні навчити кожного, хто підходить для гри.

Асана (та багато інших інструментів співпраці, я наведу кілька прикладів), як я вже сказав, - це як колода карт. Тому, щоб зробити роботу Асани, всі повинні знати, як грає гра, які правила, яка мета і як закінчується гра.

Що про Канбан?
Канбанські дошки є ще одним прикладом інструментів співпраці, які більше схожими на колоду карт. Trello є одним з прикладів онлайн-інструменту kanban. Команди з розробки програмного забезпечення та команди програмування часто використовують канбан у високо визначеному, заздалегідь визначеному порядку (наприклад, грати в Техаський Холдем), тоді як ті, хто використовує канбан для особистого користування може скласти будь-які правила, які їм подобаються.

Trello

Якщо у вас є документоване робоче середовище, ви можете легко перетворити це робоче середовище в Asana. це є багато легше запустити використання Asana, коли у вас вже є документований робочий процес, оскільки це означає, що ви вже думаєте про весь бізнес чи команду з верхнього боку. Прийняття Asana вимагає деяких проб і помилок, незалежно від того, що, але це буде набагато менш і більш розчаровує, якщо ви це зробите, навіть не документуючи свої робочі потоки раніше.

Картографічні робочі процеси
Завдяки програмному забезпеченню робочого процесу зазвичай виконується щось, навіть якщо весь процес триває. Що б не було завершено, це звичайно ваші завдання або підзадачі.

Ідея завершення дуже відрізняється в програмному забезпеченні управління проектами. Проект за визначенням - те, що завершено та доставлено на дату. Але не всі види робіт - це проекти. У журналі-видавництві, де я працював, стаття була б повною, коли вона була надрукована. Аналогічним чином, кожне видання журналу мала дату закінчення, коли вона була доставлена. Але копіювання редагування ніколи не було повним. Це була поточна робота. Треба було відстежувати це. Він мав конкретні завдання-копіювати редагувати цю статтю, але копіювати редагування самостійно не мав кінцевої дати або доставки.

Процес відображення робочого процесу також включає визначення точно, які процеси чи процедури потрібно чітко призначити та відстежувати. Ця точність і рівень деталізації є дуже важливими.

Подумайте про рецепт приготування їжі. Рецепти не вказують кожен крок, тому що багато з них мають на увазі або зрозуміти. Рецепти не дозволяють вам тріскати яйця, розчищати їх вміст і викидати шматки, тому що "додати яйця" вже означає це, і це стає зайво громіздким, щоб перелічити всі ці кроки. Аналогічним чином, у робочому середовищі може бути зрозуміло, що "редагування статті" означає "перевіряти заголовок, перевіряти текст, копіювати редагувати фрагмент і залишити будь-які питання для автора".

У деяких ситуаціях, однак, вам може знадобитися явний вираз. Я колись працював у видавництві газети, де заголовки, підписи до фотографій, дата внизу на сторінці, а також номер сторінки повинні були бути окремими кроками від copyediting, тому що їх часто забувають.

Іншими словами, ви повинні з'ясувати, який рівень деталізації є необхідним. Забагато кроків, і люди, які використовують програмне забезпечення, будуть ігнорувати процедуру. Занадто мало, і може статися критична помилка. Ймовірно, буде пробувати і помилки, щоб отримати це правильно, але ви повинні прийняти деякі рішення, перш ніж почати.

Картування міндсетів
Під час відображення робочих процесів, ви також будете витрачати час, щоб зрозуміти, як ваша організація думає, колективно. Яка думка вашої організації стосовно проектів, людей або цікавих тем? Це актуально в Asana, а також в інших інструментах співпраці.

Млявий є гарним прикладом. Slack - це платформа обміну повідомленнями, яка підкреслює швидкість виклику, а не сповіщення, тому все залежить від вибору повідомлень, які ви хочете отримувати. Щоб зробити хороші фільтри для цих сповіщень, потрібно частково покластися на Канали. Канали подібні до груп, і для ефективного створення каналів потрібно знати, як працює ваша команда думає, про все, добре. Ви думаєте з точки зору департаментів чи проектів? Ви думаєте з погляду тем або клієнтів? Якщо ви керуєте компанією з нерухомості, то, можливо, ви думаєте з точки зору кварталів або порогових значень вартості нерухомості або агентів. Перш ніж створювати канали, потрібно з'ясувати, наскільки важливо, у своїй команді, щоб вони могли ефективно працювати в команді.

Виділення кольором

Інструменти співпраці часто містять більше способів організувати інформацію, наприклад користування кольором, позначення тегом та іноді навіть кодування кольорів. Запам'ятайте ті колірні робочі куртки, які я описав раніше? Та ж сама справа. Якщо правильно використано, колірне кодування є візуальним ознакою, який негайно передає інформацію чітко. З цієї причини кольорове кодування збільшує продуктивність. Я настійно рекомендую використовувати колірне кодування в інструменті співпраці, якщо ви вперше переконаєтесь, що розумієте думку команди про те, чому в першу чергу потрібно колірне кодування. Яка інформація повинна бути передана відразу і без слів? Ви повинні зрозуміти, яким чином ваша команда зможе відповісти на це питання.

Включаючи культуру
Важливо документувати робочі процеси, перш ніж віднести їх до інструмента спільної роботи, і це так само важливо, щоб зрозуміти і налаштувати мислення. Остання частина - це культура.

Інструменти співпраці відображають корпоративну культуру, і навпаки. Насправді важливо встановити загальні правила залучення стосовно професіоналізму, рівня формальності та де це і не є підставою для відмови від теми.

З точки зору працівника чи члена команди, інструменти співпраці дуже часто використовуються як місце, щоб відлити пару. З мого досвіду, люди скажуть свої скарги незалежно від того, чи інструменти співпраці надають їм спеціальний простір для цього. Деякі організації оцінюють відкриті дебати і навіть гарячі дискусії про роботу, тоді як інші вважають це відвертим і потенційно небезпечним.

Тільки інструменти співпраці не можуть визначити, чи будуть люди відмовлятися та інакождуть у відповідних місцях. Це має прийти з культури компанії. Людям на керівних посадах потрібно чітко визначити, чи хочуть вони, щоб члени команди розмовляли із скаргами та аргументами в контексті роботи чи за її межами. Хто повинен знати, коли є проблема? Члени команди хочуть анонімність, перш ніж висловлювати занепокоєння чи скаргу? Чи скаржаться на катарсис чи висвітлюють потенційні проблеми з роботою та робочими процесами? Якщо це все одно станеться (і це є), краще врахувати це та прийняти рішення щодо цього, а не робити вигляд, що це не відбувається.

Додаткові ресурси
Інший ресурс, який спрощує роботу процесів відстеження, є програмним забезпеченням зі спостереження за розумом; перегляньте ці поради про те, як a карта пам'яті може продемонструвати ваш проект управління. Якщо ви знаходитесь на початку використання програмного забезпечення для керування проектами, то це чотири поради для початку роботи повинен допомогти. І для глибшого погляду на Асану це допомагає читати деякі поради щодо використання Asana.

джерело

залишити коментар

Цей сайт використовує Akismet для зменшення спаму. Дізнайтеся, як обробляються ваші дані коментарів.