Як компактно і зменшити розмір поштової скриньки в Microsoft Outlook

Microsoft Перспективи, клієнт для Outlook або служба електронної пошти Live, збереження електронної пошти та вкладень в автономному режимі. Коли ви отримуєте та надсилаєте електронні листи, розмір бази даних постійно збільшується. Хоча це гарантує, що ви можете отримати доступ до електронної пошти, коли не підключені до Інтернету, це також означає, що розмір поштової скриньки продовжує розширюватися. У цій публікації ми поділимося, як можна компактно і зменшити розмір поштової скриньки в Microsoft Outlook.

Компактний і зменшений розмір поштової скриньки в Microsoft Outlook

Компактний і зменшений розмір поштової скриньки в Microsoft Outlook

Недолік наявності більшої поштової скриньки - уповільнення досвіду. Відкривати та шукати що-небудь потрібно довше. Крім того, постачальники послуг електронної пошти, такі як Office 365, обмежують максимальний розмір поштової скриньки. Це означає, що якщо ви не зменшите розмір поштової скриньки в Microsoft Outlook, ви не зможете надсилати або отримувати електронну пошту.

Де зберігаються всі дані поштової скриньки Outlook

Якщо ви використовуєте функцію POP або IMAP, всі файли, електронні листи, папки, контакти тощо зберігаються в файлі даних Outlook (.pst). Якщо ви використовуєте обліковий запис Office 365, Exchange або Outlook.com, дані поштової скриньки доступні у файлі даних Outlook Offline (.ost). Під час видалення електронних листів і вкладених файлів може допомогти, якщо ви збережете всю інформацію в PST-файлі, вона не стискається сама по собі.

Примітка: Ми обговорили ще два способи видалення файлів з Outlook. Якщо ви їх використовуєте, а потім вручну зменшите розмір файлу поштової скриньки, це допоможе і надалі.

Компактний і зменшений файл даних Outlook (.pst)

Перевага файлу PST полягає в тому, що при видаленні електронних листів вона автоматично ущільнює базу даних у фоновому режимі. Процес ущільнення відбувається, коли ви не використовуєте Outlook. Також можна компактно виконати вказівки, дотримуючись вказівок нижче:

  1. Відкрийте Outlook і видаліть елементи, які вам не потрібні. Після видалення файли переходять до папки "Видалені елементи". Клацніть правою кнопкою миші та очистіть її.
  2. Натисніть Файл> Параметри облікового запису> Параметри облікового запису.
  3. Перейдіть на вкладку Файли даних. Виберіть файл даних, який потрібно компактно. Потім натисніть Налаштування.
  4. Перейдіть на вкладку Додатково> Параметри файлів даних Outlook.
  5. У діалоговому вікні "Параметри файлів даних Outlook" клацніть "Compact Now" і натисніть кнопку "OK".

Залежно від розміру файлу PST, це може зайняти декілька хвилин для ущільнення.

Компактний і зменшений офлайновий файл даних Outlook (.ost)

Багато облікових записів електронної пошти використовують офлайновий файл даних Outlook для зберігання даних. OST або офлайновий файл даних Outlook аналогічний файлу даних PST або Outlook з одним винятком. Не можна імпортувати або експортувати в автономний файл даних Outlook (.ost).

  1. Натисніть Файл> Налаштування облікового запису, Параметри облікового запису.
  2. На вкладці Файли даних виберіть файл даних, який потрібно компактно, а потім натисніть кнопку Параметри.
  3. Перейдіть на вкладку Додатково> Параметри файлу даних Outlook.
  4. У діалоговому вікні "Параметри файлів даних Outlook" клацніть "Compact Now" і натисніть кнопку "OK".

Використовуйте інструмент очищення пошти

Очищення поштової скриньки Outlook

Outlook пропонує вбудований інструмент очищення пошти, або ви можете використовувати Інструмент очищення додатка Outlook для пошуку старих і великих повідомлень, які можна видалити або перемістити до файлу PST. Він також може видалити копію повідомлень електронної пошти, які конфліктують з сервером електронної пошти. Іноді ми видаляємо файли з сервера, але вони все ще доступні на клієнтському просторі.

Запустіть засіб очищення поштової скриньки

  1. Натисніть Файл> Інструменти> Очищення поштової скриньки.
  2. Виберіть "Перегляд розміру поштової скриньки", "Знайдіть елементи старше", "Знайти елементи більше", "Переглянути розмір видалених елементів", "Очистити папку видалених", "Переглянути розмір конфліктів" або "Порожні конфлікти", щоб виконати потрібне завдання.

Використовуйте інструмент для очищення

Очистити бесіду, папку, папку та підпапку

Outlook для Office 365 Outlook 2019 Outlook 2016 Office для бізнесу Outlook 2013 та інші інструмент для очищення розмов. Розмови або потік електронної пошти - це одне й те саме. «Інструмент розмови» розумний. Вона оцінить вміст кожного повідомлення, і якщо частина електронної пошти доступна в будь-якому з попередніх повідомлень, вона видалить її.

У вас є три варіанти додаткових варіантів для компактного і зменшення розміру поштової скриньки в Microsoft Outlook

  • Очищення перевіряє вибрану розмову.
  • Очищення папки переглядає вибрану папку.
  • Clean Up Folder & Subfolders також перевіряє підпапки.

Це найкращі поради, які допоможуть вам зменшити розмір поштової скриньки в Microsoft Outlook. Однак завжди переконайтеся, що ви не випадково видаляєте необхідні файли.

Оригінал статті

Ключові слова:

залишити коментар

Цей сайт використовує Akismet для зменшення спаму. Дізнайтеся, як обробляються ваші дані коментарів.