5 інструменти, які вам потрібно нарешті зробити безпаперові

Отримайте організовані інструменти, необхідні для безлічі книг

Перехід без паперу не повинен бути жорстким, особливо якщо ви знаєте, які інструменти допоможуть вам це зробити. Незалежно від того, чи є ви першим таймером, або ви раніше намагалися відмовитися від паперу, і не залишилися, є принаймні п'ять інструментів, які є необхідними для його роботи.

Подумайте про те, чому ви все ще можете використовувати папір. Можливо, ви зберігаєте свій список справ у паперовому зошиті. Або, можливо, ваша крапка для паперу - це документи, які вимагають вашого підпису. Загалом, існує п'ять видів інструментів та послуг, які, на мою думку, мають важливе значення для відмови від паперу. Вони є:

  • служби синхронізації файлів
  • інструменти електронного підпису
  • Сканування додатків
  • програми для виконання завдань, а також
  • послуги доставки документів.

Нижче наведено огляд того, чому кожен з цих інструментів необхідний, а також деякі рекомендації для конкретних продуктів, які можна використовувати.

1 Служби синхронізації файлів

Служба синхронізації файлів надає доступ до документів вам незалежно від того, який пристрій у вас є. Деякі з самих найкращі служби синхронізації файлів також є опції доставки документів (остання точка згори), і я зможу це зробити за мить.

Ось приклад того, як служба синхронізації файлів дуже зручна під час безпаперового друку. Я був в аеропорту, який нещодавно подав заявку на програму «Глобальний в'їзд», і мій інтерв'юер попросив мене підтвердити документ про поштову адресу. Це не на моїй водійській посвідченні, і я не мав ніякої пошти на мене, щоб показати йому. Потім я згадав, що сканував і врятував документ про нерухомість з моїх податків, які були надіслані мені за адресою, яку мені було потрібно. Я підняв цей документ на свій телефон, і інтерв'юер був задоволений.

Надзвичайно приємно, що програми синхронізації файлів багато з них дозволяють зберігати автономні копії документів на пристрої. Якби я заздалегідь знав, які документи мені потрібні, я міг би бути особливо обережним, щоб спочатку зберегти копію їх в автономному режимі, щоб навіть якщо мій телефон не мав доступу до даних, я міг би їх відобразити.

Три чудових прикладу файлообмінних служб: Dropbox, Google Drive, і IDrive.

2 E-Signature Tools

Якщо у вас є цифровий варіант документа, наприклад, PDF-файл, який вам надіслав хто-небудь, або ви завантажили його, вам не потрібно друкувати його, щоб підписати його. Ви можете його цифрову підписати. Для цифрового підписування документів, як правило, потрібно створити перший підпис, який часто є найважчою складовою, тому що полювання на людину бідна мишкою, пальцем на сенсорному екрані і навіть іноді стилусом. Деякі засоби електронної підпису дозволяють використовувати ручку і папір для створення підпису, а потім прикріпити його до зображення. Однак після створення підпису можна повторно використовувати те ж саме або знову або знову зберігати різні варіанти.

e-sig

Деякими прикладами програмного забезпечення, що включають інструменти електронного підпису, є Adobe Reader, Adobe Acrobat, мчати на високій швидкості, та Попередній перегляд (показано вище).

Зауважте, що деякі документи можуть бути захищені від дозволу електронних підписів. Вам може знадобитися роздрукувати та підписати їх. Зазвичай люди захищають документи, коли їм потрібні друковані копії з живим підписом, надісланим їм. Але ви завжди можете зберігати свою власну копію в безпаперовій версії, поки ви скануєте сторінки та зберігаєте їх за допомогою надійного сканованого додатку ..., що приносить мені наступний інструмент.

3 Сканування прикладних програм

Сканування додатків зазвичай це мобільні програми, які перетворюють камеру телефону на сканер. Найкращі з них мають можливість автоматично визначати, коли ви скануєте сторінки документа, проти візитних карток і зображень. Вони включають інструменти обрізки. Вони зберігають кілька сторінок в одному файлі, коли це необхідно. А коли вони виявляють текст, вони автоматично зберігають скановані версії таким чином, щоб текст був найбільш читабельним.

Evernote Scannable

Моє улюблене додаток сканування Evernote Scannable (показано справа). Я також мав хороший досвід Microsoft OneNote, який технічно a Запис та синхронізація додатків, але має функцію сканування.

4 Додатки

Поцілуйте свій паперовий список справ до побачення. Використання цифрових додатків набагато ефективніше. За допомогою списку паперів, ви застрягли з перехрестями, ви не можете легко переставити елементи, щоб показати пріоритет, і ви, звичайно, не можете призначити завдання кому-небудь і дізнатися, коли він або він його завершив. Але ви отримуєте всі ці переваги та більше з цифровим списком справ.

Цифрові списки справ синхронізуються між усіма використовуваними пристроями. Їх можна розділити серед кількох людей. Вони мають інструменти, які допоможуть вам організувати ваші завдання, а це означає, що ви можете краще керувати своїм часом і планувати свій день. Якщо ви використовуєте програму на вашому телефоні, ви можете отримувати нагадування та сповіщення на основі часу або вашого місцезнаходження, написавши, наприклад, «Нагадати, щоб витягти курку з морозильника, коли повернуся додому».

Todoist

Кілька моїх улюблених списків справ є Any.do Todoist (показано вище), і Wunderlist. Хоча всі ці додатки мають безкоштовну версію, вони також мають платні версії преміум-класу. Вам може знадобитися заплатити, щоб отримати всі бажані пільги, але безкоштовні версії є абсолютно все ще кращими, ніж перелік справ.

5 Служби доставки документів

Я згадав, що програми синхронізації файлів іноді мають варіанти доставки документів, і я хочу повернутися до цієї ідеї. Хоча багато людей бездокументально доставляють документи як вкладення електронною поштою, це не завжди найкращий спосіб зробити це. Коли ви надсилаєте файли електронною поштою, у вас рідко є можливість дізнатися, коли або якщо одержувач отримав їх. Ви також можете виявити, що деякі файли занадто великі для електронної пошти, або що програма електронної пошти автоматично знижує якість оригіналу (це може статися, наприклад, при надсиланні фотографій електронною поштою безпосередньо з телефону).

Багато файлово-синхронізуючих служб та інші програми хмарного зберігання надають вам набагато кращий спосіб обміну файлами. Як правило, ви розміщуєте файли, якими ви хочете поділитися, в одну папку в програмі синхронізації і клацніть, щоб отримати посилання, яке ви можете надати спільному доступу. З цього посилання одержувач може завантажити файли. Залежно від того, яку службу у вас є, і чи є це безкоштовною чи платною версією, можливо, ви маєте можливість побачити, коли людина завантажує файл або навіть встановлює дату закінчення доступу. Dropbox і Hightail, дві послуги, які я вже згадував, мають багато таких варіантів.

Якщо ви намагаєтеся бути безпаперовими, а хтось вимагає факсу, як ви доставляєте документи? На щастя, є Інтернет-послуги факсу які можуть впоратися з цією конкретною справою. MyFax це хороший варіант. Це додаток, що заробив вибір редактора PCMag для електронного факсу. (MyFax належить компанії J2 Global, материнській компанії видавця PCMag, Ziff Davis.)

Подивіться вперед, розпочніть сьогодні

Один останній рада про те, як піти без паперу, - це почати сьогодні і дивитися вперед, а не назад. Що я маю на увазі, це не зависає на оцифрування будь-якого відставання паперу у вас є. Замість цього скористайтеся декількома програмами, які допоможуть вам бути безпаперовими починаючи зараз і рухатися вперед з деякими новими бездоганними звичками.

джерело

залишити коментар

Цей сайт використовує Akismet для зменшення спаму. Дізнайтеся, як обробляються ваші дані коментарів.