如何壓縮和減少Microsoft Outlook中的郵箱大小

 

微軟Outlook,Outlook或Live電子郵件服務的客戶端,離線保存電子郵件和附件。 當您收到並發送電子郵件時,數據庫的大小會不斷增加。 雖然它確保您可以在未連接到互聯網時訪問電子郵件,但這也意味著郵箱的大小不斷擴大。 在這篇文章中,我們將分享如何在Microsoft Outlook中壓縮和減少郵箱大小。

在Microsoft Outlook中壓縮並縮小郵箱大小

在Microsoft Outlook中壓縮並縮小郵箱大小

擁有更大郵箱的缺點是它會減慢體驗。 打開和搜索任何東西都需要更長的時間。 最重要的是,Office 365等電子郵件提供商限制了郵箱的最大大小。 這意味著除非您減少Microsoft Outlook中的郵箱大小,否則您無法發送或接收任何電子郵件。

存儲Outlook郵箱的所有數據在哪裡

如果使用POP或IMAP功能,則所有文件,電子郵件,文件夾,聯繫人等都存儲在Outlook數據文件(.pst)中。 如果您使用的是Office 365,Exchange或Outlook.com帳戶,則郵箱數據在脫機Outlook數據文件(.ost)中可用。 刪除電子郵件和附件可能會有所幫助,如果您將所有信息保存在PST文件中,它不會自行縮小。

備註: 我們已經討論了另外兩種從Outlook中刪除文件的方法。 如果您使用它們,然後手動減小郵箱的文件大小,它將進一步幫助。

壓縮並減少Outlook數據文件(.pst)

PST文件的優點是,當您刪除電子郵件時,它會自動在後台壓縮數據庫。 當您不使用Outlook時,會發生壓縮過程。 您也可以通過以下步驟手動選擇壓縮它:

  1. 打開Outlook,然後刪除不需要的項目。 刪除時,文件將進入“已刪除郵件”文件夾。 右鍵單擊並清空它。
  2. 單擊文件>帳戶設置>帳戶設置。
  3. 切換到“數據文件”選項卡。 選擇要壓縮的數據文件。 然後單擊“設置”。
  4. 點擊高級標籤> Outlook數據文件設置。
  5. 在Outlook數據文件設置對話框中,單擊“立即壓縮”,然後單擊“確定”。

根據PST文件的大小,可能需要幾分鐘才能壓縮。

壓縮並減少脫機Outlook數據文件(.ost)

許多電子郵件帳戶使用脫機Outlook數據文件來存儲數據。 OST或脫機Outlook數據文件類似於PST或Outlook數據文件,但有一個例外。 您無法從脫機Outlook數據文件(.ost)導入或導出。

  1. 單擊文件>帳戶設置,帳戶設置。
  2. 在“數據文件”選項卡上,單擊要壓縮的數據文件,然後單擊“設置”。
  3. 單擊高級選項卡> Outlook數據文件設置。
  4. 在Outlook數據文件設置對話框中,單擊“立即壓縮”,然後單擊“確定”。

使用郵件清理工具

Outlook郵箱清理

Outlook提供內置郵件清理工具,或者您可以使用 Outlook附件清理工具 搜索可以刪除或移動到PST文件的舊郵件和大郵件。 它還可以刪除與電子郵件服務器衝突的電子郵件副本。 有時我們會從服務器中刪除文件,但它們仍然可以在客戶端佔用空間中使用。

運行郵箱清理工具

  1. 單擊文件>工具>郵箱清理。
  2. 選擇查看郵箱大小,查找超過的項目,查找大於的項目,查看已刪除項目大小,清空已刪除項目文件夾,查看衝突大小或空衝突以執行所需任務。

使用清理對話工具

清理對話,文件夾,文件夾和子文件夾

Office 365 Outlook 2019 Outlook 2016 Office for Business Outlook 2013和其他人擁有的Outlook 清理對話的工具。 對話或電子郵件線程是一回事。 “對話工具”很聰明。 它將評估每條消息的內容,如果電子郵件的哪一部分在任何預覽消息中可用,它將刪除它。

您有三個選項可以在Microsoft Outlook中壓縮和減少郵箱大小

  • 清理所選對話的檢查。
  • 文件夾清理審查所選文件夾。
  • 清理文件夾和子文件夾還會檢查子文件夾。

這些是幫助您在Microsoft Outlook中壓縮和減少郵箱大小的最佳提示。 但是,請務必確保您不會意外刪除必不可少的文件。

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