谷歌表格終極指南

Google 表格是可用於存儲數據、跟踪績效指標以及創建儀表板和報告的最佳工具之一。

但是,雖然它是一個具有無數特性和功能的奇妙工具,但對於初學者來說可能很難掌握——尤其是當您需要快速創建營銷報告或儀表板時。

不用擔心。 如果您想開始使用 Google 表格,那麼您來對地方了。 在本指南中,我們將著眼於 Google 表格的優勢,並引導您了解一些基礎知識,以便您快速高效地上手。

 

谷歌表格營銷的好處

說營銷人員是以數據為中心的人是輕描淡寫的。 在投資回報、每次收購成本等方面,他們總是關注不同的指標並報告進度。

不過,要保持所有這些數字是正確的可能會很棘手。 這就是電子表格派上用場的地方。 借助組織良好的電子表格,營銷人員可以快速分析強大的數據集,並就他們的努力做出更明智、更明智的決策。

Excel 最初由 Microsoft 於 1987 年推出,多年來一直是構建電子表格的首選工具。 但是當協作時,基於雲的工具 Google表格 於 2012 年推出,許多用戶切換到這個新的(免費!)資源。

說說使用的好處 用於營銷目的的 Google 表格 在我們討論更傳統的選項(如標準 Excel 電子表格)之前。

  • 它是基於雲的。 基於雲的電子表格通過遠程服務器自動保存、存儲和維護。 這意味著您可以隨時隨地在線訪問它。 另外:Google 表格也可以離線使用。
  • 免費。 無需昂貴的軟件——Google 表格始終是 100% 免費的。
  • 它可以跨設備工作。 現代營銷人員全天在設備之間切換——而 Google 表格可以適應這種行為。 您可以從各種設備(如智能手機、平板電腦和計算機)訪問和編輯 Google 表格數據。
  • 附加組件可用。 稍後我們將詳細介紹 Google 表格的附加組件,但這些附加功能的增強功能和靈活性使這個電子表格工具更加通用和強大。

您可能想知道: Google 表格和 Excel 有什麼區別? 簡短的回答是:價格、協作和靈活性。

雖然 Excel 需要軟件訂閱(費用約為 130 美元),但 Google 表格對所有 Google 帳戶持有人都是免費的。 在協作方面,Excel 要求您在進行編輯時保存並發送新版本,而 Google 表格會自動為所有團隊成員更新一個共享文件。 最後,由於 Google 表格能夠適應許多不同的集成,它通常比 Excel 等獨立軟件解決方案更靈活。

需要了解的常見 Google 表格術語

接下來,讓我們熟悉一些在 Google 表格中引用數據時使用的語言和常用術語。

  • :列是垂直單元組。
  • : 行是水平單元集。
  • 細胞:單元格是 Google 表格中的單個數據點。
  • 範圍:範圍是指跨列、行或兩者的單元格選擇。
  • 功能:函數是指谷歌表格的內置操作,可用於快速計算值、操作數據等。
  • 公式:公式結合了函數、行、單元格、列和範圍來生成特定的最終結果。

如何使用谷歌表格

現在我們準備好深入了解有關使用 Google 表格的更高級的操作方法和課程。

了解 Google 表格工具欄

首先要做的事情之一是掌握位於 Google 表格工具欄中的圖標。 這樣做將有助於確保您充分利用其功能,並通過快捷方式節省時間。 查看下面的屏幕截圖,以識別工具欄中的一些基本圖標及其用途。

谷歌表格工具欄

圖片來源

如何創建新的電子表格

當您準備好創建新電子表格時,您只需執行幾個快速步驟即可開始。 打開 Google 表格,然後單擊“文件”>“新建”>“電子表格”。

創建新的谷歌表

創建新電子表格後,您可以開始添加數據。 如果您想使用 Excel 中的現有電子表格,則需要將該數據導入新的 Google 表格。

谷歌表格導入文件

從那裡,您的文件將被上傳並自動轉換為 Google 表格。

共享和保護您的數據

設置並填充 Google 表格後,您將需要考慮如何共享和保護您的數據。 數據會自動保存,因此您無需擔心該部分。 您可以選擇與誰共享您的文件,以及他們是否具有編輯、評論或查看權限。 您還可以保護工作表中的特定數據,以便有權訪問的人只能編輯某些單元格。

要共享文件:

  1. 轉到“文件”>“共享”(或只需單擊右上角的藍色共享按鈕)
  2. 輸入您將與誰共享電子表格的電子郵件地址
  3. 分配權限級別(例如“僅查看”或“可以編輯”)
  4. 單擊“高級”並選擇所需的任何其他隱私條件

保護數據:

  1. 導航到“數據”>“受保護的工作表和範圍”
  2. 選擇“範圍”或“工作表”(保護整個工作表)
  3. 選擇您要保護的數據
  4. 點擊“設置權限”
  5. 選擇向任何嘗試編輯或自定義特定人員的編輯權限的人顯示錯誤警告。

在 Google 表格中組織數據

谷歌表格是一個強大的工具,可以保存 數據的。 這意味著您擁有的數據越多,就越難找到它——這時過濾就派上用場了。 Google 表格有多個過濾器,可讓您選擇要查看的數據並隱藏不想查看的數據。

如何隱藏數據

Google 允許您隱藏整行或整列。 當您想要限制共享視圖或想要控制在任何給定時間查看的數據量時,這將非常有用。 要隱藏列,請右鍵單擊要隱藏的列,然後選擇“隱藏列”。 隱藏一列時,前一列和後一列上會出現兩個箭頭。 單擊這些可將列恢復為完整視圖。=

如何凍結行和列

凍結將在您滾動時創建一個浮動行或列,並將這些字段中的數據保持在您的視線範圍內。 例如,如果您使用第一行來標記列,您可以凍結該行,這樣您就不必在滾動時記住每一列是什麼。

要凍結一行,請選擇“查看”>“凍結”>“1 行”(或最多 X 行)。谷歌表格黑客:凍結行

如何過濾數據

如果您想在符合特定條件的單個列中查看所有數據怎麼辦? 應用過濾器。 過濾器允許您選擇標準以及該標準如何應用於您的數據。 例如,您可以過濾“站點訪問”列以顯示所有大於 1000 的值,或過濾工作表中包含“貓”一詞的所有單元格。

要設置過濾器,請選擇“數據”>“創建過濾器”。 單擊列中顯示的漏斗圖標,然後選擇按條件、值或字母或數字順序進行過濾。 您的工作表將僅顯示滿足您條件的數據。

google sheet hack:創建過濾器

了解其他 下面的過濾選項.

如何離線設置和使用 Google 表格

如果您需要離線使用 Google 表格,只需按照此處列出的步驟啟用對電子表格的離線訪問。

記住:

從那裡:

  1. 打開 Chrome 並確保您是 登錄.
  2. 造訪 drive.google.com/drive/settings.
  3. 選中“將 Google 文檔、表格、幻燈片和繪圖文件同步到這台計算機,以便您可以離線編輯”旁邊的框。
  4. 要從計算機脫機處理文件, 了解如何安裝備份和同步.

高級 Google 表格提示

現在您已了解 Google 表格的基礎知識,讓我們了解一些高級技巧,以便您可以像專業人士一樣開始使用表格。 這些技巧放在你的後兜里很有幫助……即使你還不需要它們。

條件格式和熱圖

條件格式將根據預設條件自動將格式應用於單元格。 例如,如果輸入的值低於 100 或顯示為“錯誤”,您可以選擇以紅色突出顯示單元格。

熱圖的工作方式類似,因為它們根據中值標準將色階應用於單元格(大於中值的值會顯得更暗,而值更小會顯得更亮)。 這有助於您查看梯度上的值並確定需要關注的關注領域。

google sheet hack:創建條件格式

數組公式

數組公式可以一次執行多個計算並根據這些計算輸出一個值。 儘管大多數公式要求您獨立執行每個步驟(例如,對一行求和,然後將其添加到後續行的總和中),但數組使計算更加高效。 這在處理大量數據時很有幫助。

宏功能記錄了您希望 Google 表格根據命令重複執行的一系列步驟。 例如,如果您每個月都使用一個新數據集,並且每次都需要以相同的順序操作該數據,那麼您可以記錄一個宏,並讓 Google 為您完成這項工作。

10 個必須知道的 Google 表格公式

當您輸入數據並且需要進行一些快速的數字運算時,基本公式可以幫助您找到所需的答案。 這裡有幾個常用的 谷歌表格公式 加速您的數據分析。

1. 總和

此公式將選定範圍內的所有值相加。

= SUM(範圍)

2. 平均

此公式計算某個範圍內的值的平均值。

=平均(範圍)

3. 過濾器

此公式返回源範圍的過濾版本,僅返回滿足指定條件的行或列。 這在按年或月分割數據時很有幫助。

過濾器(範圍,條件1,[條件2])

4. 查找

此公式返回在文本中首次找到字符串的位置。 Find 公式區分大小寫。

查找(search_for,text_to_search,[starting_at])

5. 計數

此公式返回一個範圍內的條件計數。

=COUNTIF(範圍,標準)

6. 連接

此公式允許您將多個單元格的值組合到一個單元格中,例如名字和姓氏。

=連接(值1,“”,值2)

7.VLOOKUP

這代表垂直查找。 此公式向下搜索範圍的第一列以查找鍵並返回找到的行中特定單元格的值。

=VLOOKUP(搜索鍵,範圍,索引,[is_sorted])。

學習 如何進行 VLOOKUP 不到一分鐘。

8.分手

此公式圍繞指定的字符或字符串劃分文本,並將每個片段放入行中的單獨單元格中。 當您想在客戶或潛在客戶列表中將名字與姓氏分開時,請使用此選項。

=SPLIT(文本,分隔符,[split_by_each])

9. 替補

此公式將現有文本替換為字符串中的新文本。 例如:您可以用一張廣告文案中的新名稱替換產品名稱。

=SUBSTITUTE(要搜索的文本、搜索、替換、[出現次數])

10. 適當的

此公式將單元格中的文本編輯為標題大小寫,因此您不必手動設置每個條目的格式。

=正確(文本)

如需更多可在 Google 表格中使用的公式,請使用 電子表格函數列表 並找到您需要的那個。

您應該知道的 Google 表格功能和技能

如何創建數據透視表

  1. 選擇包含要在數據透視表中使用的源數據的單元格。 注意: 每列都需要一個標題。
  2. 在頂部的菜單中,單擊“數據”>“數據透視表”。 單擊數據透視表工作表(如果尚未打開)。
  3. 在側面板中,在“行”或“列”旁邊,單擊“添加”,然後選擇一個值。 注意: 有時您會看到根據您選擇的數據推薦的數據透視表。 要添加數據透視表,請在“建議”下選擇數據透視表。
  4. 在側面板中,點擊“值”旁邊的“添加”,然後選擇要在行或列上查看的值。 您可以更改數據的列出、排序、匯總或過濾方式.
  5. 在您要更改的內容旁邊,單擊向下箭頭。

谷歌表格數據透視表

如何刪除重複項

  1. 選擇您要刪除重複信息的單元格。
  2. 輸入函數 =UNIQUE(
  3. 選擇要從中提取數據的單元格
  4. 關閉括號。 您的函數應如下所示: =UNIQUE(A:A)

如何創建下拉列表

  1. 在“條件”旁邊,選擇一個選項:
  2. 單擊“數據”>“數據驗證”。
  3. 選擇要在其中創建下拉列表的一個或多個單元格。 範圍列表:選擇將包含在列表中的單元格。
  4. 項目列表:輸入項目,用逗號分隔,沒有空格。
  5. 單元格將有一個向下箭頭。 要刪除箭頭,請取消選中“顯示單元內按鈕以顯示列表”。
  6. 如果您在與列表中的項目不匹配的單元格中輸入數據,您將看到警告。 如果您希望人們只輸入列表中的項目,請選擇“無效數據”旁邊的“拒絕輸入”。
  7. 點擊“保存”。 單元格將顯示一個下拉列表。 要根據選項更改單元格的顏色,請使用 條件格式 (參考上面的部分).

如何製作圖表

  1. 選擇要包含在圖表中的單元格。 要標記圖表,請添加標題行或列。
  2. 單擊“插入”>“圖表”。
  3. 在側面板中,單擊“數據”> 在“圖表類型”下,選擇一個圖表。
  4. 要編輯圖表,請單擊“自定義”。

谷歌表格創建圖表

如何合併單元格

  1. 突出顯示或選擇一系列單元格。
  2. 右鍵單擊突出顯示的單元格,然後選擇“設置單元格格式”。
  3. 單擊工具欄中的“合併”按鈕,然後選擇所需的合併選項。

谷歌表格合併單元格

如何下載谷歌表格

如果您想使用 Excel 或其他工具來分析您的文件的數據集,您可以輕鬆地導出文件。 轉到“文件”>“下載為”。 然後決定你需要哪種格式。

下載谷歌表格

如果您需要更多入門幫助,獲得使用 Google 表格的速成課程的最快方法是訪問免費的 谷歌表格備忘單,其中概述了以下方面的基礎知識:

  • 自定義電子表格數據
  • 使用行、列和單元格
  • 在電子表格中共享/協作
  • 保存和保護您的信息
  • 使用關鍵功能

你也可以訪問 提示庫 有關使用 Google 表格的更多建議。

在哪裡可以找到最好的 Google 表格模板

從頭開始構建新的電子表格可能非常耗時,因此如果沒有必要,請不要重新發明輪子。 相反,請尋找可以自定義並用於自己的工作的預先存在的 Google 表格模板。 讓我們看看幾個不同的地方,您可以在其中找到可用於營銷工作的現成模板。

1. HubSpot的

在哪裡可以找到谷歌表格模板:hubspot

HubSpot 的 Google 表格模板庫是需要快速設置電子表格的專業人士的資源金礦。 在此庫中,您可以找到可能需要的任何類型文檔的模板,包括業務預算、競爭分析、費用報告、營銷儀表板等。 您只需插入數字並個性化這些字段。 如果您正在尋找單獨的模板,此選項非常適合。

否則,您可能會喜歡下載 HubSpot 的免費模板工具包。 以下捆綁包包含旨在增強高效營銷團隊的 Google 表格模板。

  • 免費的 Google 表格模板包: 不想瀏覽整個庫並逐個下載模板? 下載此入門工具包以快速開始您的電子表格創建過程。
  • 免費營銷預算模板:這些可定制的營銷預算模板非常適合跟踪您在產品營銷、內容、付費廣告等方面的支出。
  • 免費的編輯日曆模板:您不需要昂貴的軟件來開始計劃您的出版日曆。 使用這些模板開始。 它們還與 Google 日曆同步,因此不會有任何帖子未發布或意外傳遞。
  • 電子郵件營銷計劃模板:此電子郵件營銷計劃模板可幫助您構思、優化和安排您的活動,以提高投資回報率並優化您的結果。

2. 谷歌模板庫

在哪裡可以找到谷歌表格模板:谷歌模板庫插件

這個免費的 Google 表格插件讓您可以直接在 Google 表格中訪問數十種不同的模板。 無需下載外部文檔或從您可能不信任的發布者那裡複製。 在此工具中,您可以訪問用於項目管理、計時和預算的模板。 唯一的缺點是很難查看模板的預覽,因為縮略圖非常小。

3. 模板網

在哪裡可以找到谷歌表格模板:template.net

Template.net 擁有龐大的 Google 表格模板庫,您可以輕鬆預覽並根據需要進行自定義。 雖然該庫不是專門針對營銷的,但它仍然為營銷人員提供了很多來跟踪他們的活動的投資回報率,例如這個 社交媒體營銷預算模板. 我們建議您花一些時間挖掘此資源以找到適合您的模板。

4. 座簧

在哪裡可以找到谷歌表格模板:blockspring

在此列表中的所有資源中,這個是最獨特的。 為什麼? 因為這些不是普通的舊模板,您可以在其中插入數字並使用。 Blockspring 的模板與第三方服務連接,以將數據提取到您的電子表格中。 您不必手動將電子表格鏈接到這些第三方服務,Blockspring 的模板可以為您完成。

例如,標題為“使用“摩天大樓”分析獲取有關主題的內容創意” 使用來自 Moz 和 Bing 的數據在電子表格上為您提供內容創意列表 - 您無需實際使用 Moz 或 Bing。 您只需將主題放在適當的字段中,電子表格就會自行填充。

使用 Blockspring 模板的唯一缺點是您必須採取一些額外的步驟才能使它們工作。 您必須將 Blockspring 插件下載到 Google 表格中,然後按照一些簡單的說明來啟動並運行模板。

還沒有找到最適合您的 Google 表格模板? 查看我們推薦的一些綜述:

  • HubSpot 的最佳 Google 表格模板綜述:在 HubSpot 的模板庫或我們的模板工具包中沒有找到您要查找的內容? 這篇文章為每一個需要策劃了一個模板。 您還將了解如何在 Google 表格中找到模板。
  • Buffer 的 Google 表格營銷模板:在這篇文章中,Buffer 列出了各種適用於 Google 表格的“報告卡”樣式模板,這些模板可以幫助跟踪您在不同社交媒體渠道(如 Twitter、Facebook 等)上的營銷工作。
  • Smartsheet 用於調度的 Google 表格模板:Smartsheet 還提供免費模板,例如項目進度模板,可幫助您更好地規劃博客文章並監控結果。

最好的 Google 表格插件

為了提高您在 Google 表格中的效率,請考慮使用附加組件。 這裡有一些建議:

點擊次數

將您的付費搜索和社交廣告數據整合到一個電子表格中,並將它們變成漂亮的報告儀表板,您會很自豪地展示給您的團隊經理和主管。 這是一個付費工具,每月 29 美元起。

Google Apps腳本

Google Apps 腳本提供了一種將 Google 表格工作區的功能擴展到基礎之外的方法。 雲腳本語言允許您通過與其他 Google 應用程序的集成來創建、編輯和閱讀您的 Google 表格。 推薦給高級用戶和開發人員。 在此處查看文檔.

數據無處不在

在 Excel、本地數據庫、Salesforce 和 Google 表格之間共享數據,無需導入或導出任何文件。 這意味著,如果您使用 Excel 並希望自動將數據與 Google 表格同步,則無需將文檔重新上傳到表格中即可。

XLMiner 分析工具包

用函數做統計分析。 因為 Analysis ToolPak 最初是一個 Microsoft Excel 插件,所以如果您在成為 Excel 用戶後進入 Google 表格,這對您來說是一個很好的工具。

適用於 Google 表格的 Power Tools 插件

簡化日常操作,例如清除重複項和搜索特定值。 您還可以比較工作表,如果您使用兩個類似的電子表格,這將非常有用。 這是一個付費工具,起價為 29.95 美元/年。

超級指標

為 SEM、SEO、網絡分析和社交媒體創建業務報告系統。 SuperMetrics 不僅將大量數據轉換為更易於消化的格式,而且還執行自動刷新——因此您無需在每次想要查看性能摘要時手動拉入數據。

Clearbit 表

創建有針對性的電子郵件列表并快速限定潛在客戶。 如果您已經熟悉 LinkedIn Sales Navigator 等工具,則此插件是一個不錯的選擇。 它扮演著類似的角色,只有數據存在於您自己的私人電子表格中,因此您無需在每次想查看潛在客戶數據時都登錄 LinkedIn。

谷歌表格是每個團隊的必備品

這份 Google 表格快速指南應該可以幫助您在利用它進行營銷工作時快速起步。 從更有效地跟踪不同指標到更好地圍繞內容進行規劃,再到更輕鬆地與團隊協作,此工具可以幫助您做出更明智、更有數據支持的選擇,從而為您的品牌帶來有意義的結果。

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