Google文檔終極指南

Google接觸到的一切似乎都變成了黃金。

該品牌不僅通過其搜索引擎幫助在線業務產生了數十億美元的收入,而且(而且還將繼續)分支並開發其他產品。

這些產品之一是 “Google文檔”,這是一個免費的文字處理器,是Microsoft Word的替代產品,它使任何人都可以輕鬆創建和編輯自己的可共享文檔。

Google文件是 河馬。 該工具是如此多面和多功能。 學習自己的方式時很容易不知所措。 這就是我們編寫本指南的原因-教您如何使用Google文檔來創建很棒的內容並與您的團隊合作。 我們還將探討一些 技巧和竅門 這將使此過程更加容易。

什麼是Google文檔?

沒有軟件下載。 沒有付款。 無需特定的瀏覽器或計算機。 這些天真的有沒有那麼容易獲得和使用的產品?

答案是肯定的。

Google文檔是一個完全免費的跨平台(可在手機,平板電腦和台式機之間同步文檔)文字處理器,可在線和離線使用。 您需要的只是一個Google帳戶,即您用於自己的免費帳戶 套房摹 或Gmail。

基於雲的工具包括乾淨的佈局和針對用戶的獨特功能,例如從任何地方工作,共享和協作的能力。 該平台甚至會自動同步並保存您的所有工作,因此您甚至不必擔心按 慳了.

有了這些功能,很明顯為什麼有數百萬的用戶更喜歡Google Docs而不是其他文字處理器。

Google文檔與Microsoft Word

但是,讓我們不要忘記Microsoft Word。 Microsoft Word的出現時間比Google文檔長,並且在今天仍然非常流行。 數以百萬計的個人用戶和公司仍然為使用Word付出了巨大的代價。 那麼,Google Docs和Word如何比較?

首先,擁有Google帳戶的Google文檔是免費的。 Microsoft Word必須作為以下產品的一部分購買 微軟的Office 軟件包,其中包括其他Microsoft產品,例如PowerPoint,Excel和Outlook。

家庭和企業套餐的年費從69.99美元(對於在家中的單個用戶)到150美元(對於工作中的個人用戶)不等。 另一方面,Google文檔使您可以免費與世界各地的任何數量的人員進行協作。

另一個與眾不同的因素是,借助Google文檔,您所有的工作都保存到了雲中。 這意味著您不會丟失20頁的報告……即使您的筆記本電腦吱吱作響。 (哇!)使用Microsoft Word,您的文檔可以保存在計算機上。 除非您保存並通過電子郵件或類似方式共享,否則您的同事無法簽出。

無論您選擇Google Docs還是Microsoft Word,同步兩者都不難。 您只需上傳現有的Word文件即可創建新的Google文檔。 這是如何做。

打開您的Google雲端硬盤,然後點擊 新。

將Microsoft Word文檔轉換為google docs google drive new

敲打 上傳文件 訪問保存在計算機上的文件。將Microsoft Word文檔轉換為Google文檔Google驅動器文件上傳

從計算機中選擇Word文件,然後單擊 已提交。 這會將您的文件上傳到您的Google雲端硬盤。 上傳後,雙擊以打開。 打開後,單擊 “Google文檔” 從頂部的下拉菜單中。

將Microsoft Word文檔轉換為Google文檔在Google文檔中打開新文件

瞧! 這樣便可以將Word文檔轉換為Google文檔文件。 現在,讓我們更深入地研究如何使用Google文檔。

在Google文檔中進行協作

用戶在使用時可以利用很多技巧和竅門 “Google文檔” —無論是作為個人還是與團隊合作。

Google文檔允許多個人通過任何網絡瀏覽器實時在一個文檔中進行工作,協作和編輯。 這是如何做。

共享您的Google文檔

個人可以與所需的任何人共享文檔,也可以編輯權限以限制他們的工作。

要開始共享,請單擊 文件 > 分享到.

共享您的Google文檔文件

共有四個共享選項-您完全可以選擇一個。

1.創建一個共享鏈接。

共享Google文檔頁面的最簡單方法是生成可共享的鏈接。 這樣,任何人都可以單擊唯一的URL並查看您的文檔。

點擊後 分享到,點擊 獲取共享鏈接 右上角的按鈕。

谷歌文檔獲取共享鏈接

選擇文檔的共享權限。

谷歌文檔設置文檔權限定義權限後,按 複製鏈接.

谷歌文檔共享副本鏈接

然後,該URL將被複製到剪貼板,以便您發送給希望查看文檔的任何人。

2.通過電子郵件地址共享。

您還可以選擇通過電子郵件地址共享文檔。 這將向發送邀請 該人的收件箱,然後將文檔添加到其Google帳戶。

為此,請回到共享框。

輸入您想與之共享文檔的人的電子郵件地址,然後從下拉菜單中選擇一個選項來編輯其權限。

谷歌文檔通過電子郵件共享

如果在此邀請中添加便箋,便箋將顯示在電子郵件邀請中。

3.選擇高級共享選項。

回到您的分享框並點擊 高級型.

在這裡,您可以查看所有共享設置-包括誰有權訪問您的文檔,他們的權限設置以及邀請更多人或刪除其他人的選項。

google文檔共享高級設置

4.使您的文檔可被任何人編輯。

是否要授予任何人編輯文檔內容的權限? 擊中 文件 > 分享到 獲取您的共享鏈接。

谷歌文檔獲取共享鏈接

在顯示的下拉菜單中,單擊 更多…

google docs與他人分享更多

之後,選擇 開啟-知道鏈接的任何人 並在底部的下拉菜單中設置權限。

谷歌文檔鏈接共享

正如該選項明確指出的那樣,擁有您唯一URL的任何人都可以進行更改,編輯甚至刪除您的文檔……因此,請謹慎選擇與誰共享文檔。

使用Google文檔的快捷鍵

在使用Google文檔時,有許多快捷鍵可幫助您提高工作效率。 查看下面的圖表以了解一些最受歡迎的快捷方式。

行動 mac捷徑 電腦快捷鍵
複製 ⌘+ c Ctrl + c
⌘+ v Ctrl + V
⌘+ x Ctrl + x
粘貼而不格式化 ⌘+ Shift + v Ctrl + Shift + v
復原 ⌘+ z Ctrl + z
重做 ⌘+ Shift + z Ctrl + Shift + z
插入/編輯鏈接 ⌘+ k Ctrl + k
打開鏈接 選項+輸入 Alt + Enter鍵
顯示常用的鍵盤快捷鍵 ⌘+ / Ctrl + /
慳了 (Google雲端硬盤會自動保存到雲端硬盤) ⌘+ s Ctrl + s
列印 ⌘+ p Ctrl + p
已提交 ⌘+ o Ctrl + o
發現 ⌘+ f Ctrl + F
插入分頁符 ⌘+輸入 Ctrl + Enter
隱藏菜單 (緊湊模式) Ctrl + Shift + f Ctrl + Shift + f

有關Mac,PC,Android,iPhone和iPad快捷鍵的完整列表,請查看此 頁面.

在Google文檔中創建和編寫

無論您身在何處,哪些Google文檔功能都將幫助您和您的團隊創建功能強大的文檔? 這裡有一些選項供您嘗試。

離線辦公

使用Google文檔的一個好處是,即使您未連接到Google文檔,也可以通過網絡瀏覽器編輯,保存和創建文檔。 因特網。 如果您需要在旅途中完成一些工作,這可能會派上用場。 您所做的更改仍會保存,並且在您重新聯機後會同步。

但是,這不是自動功能。 您需要進行設置 離線 您帳戶中的連接。

為此,請訪問Google文檔首頁,然後找到左側的菜單按鈕。

谷歌文檔菜單

然後按 設置.

google docs菜單設置

屏幕上將顯示一個彈出框。 要設置離線編輯,請切換 離線 按鈕打開。 (這應該將按鈕變成藍色,而不是灰色。)

google docs離線切換

然後,您的瀏覽器將調整為脫機編輯,並且在沒有Internet的情況下編輯文檔時,您會看到以下圖標。

谷歌文檔脫機工作圖標

語音輸入

語音技術是一個正在成長的行業,而Google一直處於這一趨勢的最前沿。 您可以通過在Google文檔中使用語音輸入來加快編寫過程。

要使用此功能,請先檢查您的設備設置以確認您的麥克風正常工作。

然後前往 工具 > 語音輸入。 您會看到一個麥克風圖標。

google docs語音輸入

單擊它並開始講話。 Google會將您所說的話轉換為文本,您會在頁面上看到該文本。

Google文件應用程式

隨著 Google文件應用,用戶可以隨時隨地繼續編輯,共享,實時協作,添加圖像和創建內容。

啟用該設置後,免費應用程序甚至可以脫機工作(與在筆記本電腦或台式機上一樣),並且會自動將您的工作保存到雲端。

探索各精選系列

您是否曾經寫過一個話題,然後停下來想:“哇,我可以就改善自己的作品提出一兩個建議。”

Google文檔為您服務。

瀏覽功能-通過單擊找到 工具 > 探索各精選系列 — Google文檔將掃描您提供的內容,然後 建議 您可以添加到作品中的信息。

谷歌文檔探索功能

這些建議可能包括您可能已經忘記的細節,圖像以增強您的作品或可能包含的研究內容以支持您的觀點和主張。

在Google文檔中設置文檔格式

Google文檔使您能夠創建適用於您和所創建內容的文檔。 無論是頁面方向,圖像還是頁碼,這些技巧都將幫助您以所需的任何方式格式化文檔。

更改頁邊距

如果要充分利用文檔中的空白或格式化文檔以進行打印,則可能需要更改頁邊距。

在執行此操作之前,您需要確保標尺在文檔上方可見。

只需前往 瀏覽 > 顯示標尺.

谷歌文檔顯示標尺

您應該在文檔格式欄下方看到一個標尺。

然後,要更改頁面的頁邊距,請找到標尺左側的藍色小按鈕,然後滑動該按鈕以更改左側邊距。

谷歌文檔更改邊距左邊距

要更改您在Google文檔中的右邊距,請使用標尺右側的藍色按鈕重複此過程。

google docs change margin右邊距

如果您在文檔中需要嚴格的邊距,請單擊 文件 > 頁面設置.

谷歌文檔頁面設置

然後,您將看到以下彈出框,您可以在其中更改邊距。

谷歌文檔頁面頁邊距設置

如果您在創建的每個文檔中都需要相同的頁邊距,則可以節省時間並節省時間 設為默認。 這將自動將邊距設置複製到所有新文檔。

將頁面方向更改為橫向

想要更改文檔的方向? 前往 文件 > 頁面設置.

google docs頁面設置菜單

然後,選擇 風景方向.google docs頁面設置方向

如果您希望所有文檔的方向相同,請按 設為默認.

添加文本框

如果您想在文檔中添加額外的視覺元素,則文本框是一個不錯的選擇。 它們使您可以將其他文本放置在頁面上的任何位置,而無需更改現有文檔的格式。

在Google文檔中,文本框被分類為工程圖。 您可以通過單擊插入一個 插入 > 繪畫.

google docs插入圖

這將打開繪圖功能。 接下來,按 文本框.

將光標拖到繪圖空間中,創建一個符合您要求的框

谷歌文檔繪製新文本框

創建框後,就可以輸入文本了。

您可以使用彈出窗口中的導航欄來更改框中文本的字體,顏色和對齊方式。

google docs新文本框圖

對您的文本框滿意嗎? 擊中 保存並關閉 將其插入您的文檔。

谷歌文檔插入工程圖文本框,這是一個文本框

在這裡,將您的文本框視為圖像。 選擇圖像以更改對齊方式,或在文檔周圍移動框以實現理想的放置。

添加頁碼

頁碼使您的文檔易於瀏覽,並且在打印時可以更好地進行組織-您將避免問自己:“此頁面是在此處還是在此處?”

通過單擊將頁碼添加到您的文檔 插入 > > 頁碼。 然後選擇您所選擇的選項。

谷歌文檔添加頁碼

創建一個懸掛縮進

懸掛縮進是自動更改段落的邊距而不會中斷頁面其他位置使用的格式的縮進。

下面是一個例子:

google docs縮進縮進示例

要在Google文檔中添加懸掛式縮進,請按以下操作以確保標尺可見 瀏覽 > 顯示標尺.

Google文檔顯示標尺菜單

然後,回到主文檔並突出顯示要設置格式的文本。

通過將標尺放在文檔上方並將藍色箭頭滑至您的規範來添加懸掛式縮進。

滑動左側的箭頭可以更改左縮進,滑動右側的箭頭可以更改右縮進。

谷歌文檔更改縮進

插入影像

要將圖像添加到文檔中,只需將光標放在要插入圖像的位置即可。

向上滾動到頁面頂部,然後單擊 插入 > 圖片.

谷歌文檔插入圖像菜單

選擇圖片位置-有多個選項,包括您的計算機,網絡,Google雲端硬盤或URL。

選擇您的圖像,然後單擊 已提交,瞧! 您的圖像應出現。

有關此過程的更多信息,請查看此 頁面.

創建目錄

如果您正在編寫演示文稿或 白皮書,目錄是一種很好的方式來顯示您正在創建的每個部分以及可以找到的頁碼。

您可以通過確保所有子標題都使用標題標籤設置格式來在Google文檔中插入目錄。 為此,突出顯示您的副標題,然後在格式欄中按相應的標籤。

google docs標題標籤

根據一般經驗,標題1標籤應為您的主要標題。 標題2標籤應為子標題,標題3標籤應為子標題下方的部分。

現在您準備創建目錄。 將光標放在要插入的位置,然後單擊 插入 > 目錄 根據您的喜好選擇一個選項。

google docs插入目錄

在Google文件中編輯文件

Google文檔提供了多種編輯功能,可確保您的工作發揮最大的潛力。

追踪變更

如果您正在與文檔上的其他人合作,則可以要求他們跟踪他們的更改和編輯。 這會告訴你 誰進行編輯,他們進行這些修改的時間以及修改之前的文字。

您可以通過更改來跟踪Google文檔中的更改 編輯建議 在頁面的右上角。

谷歌文檔跟踪更改建議

然後,當有人編輯您的文檔時,所有更改將以不同的顏色顯示,並在右側帶有一個框,以顯示其姓名,照片和編輯詳細信息。

google文檔跟踪更改示例

然後,您可以瀏覽跟踪的更改,並根據需要接受或拒絕。

添加評論

借助Google文檔,您和您的團隊可以在任何文檔中留下評論,以供彼此查看。 這些通常用作提醒,以返回到特定部分,留下更詳細的修訂建議,或將URL添加到其他站點和圖像以供參考。

為此,請突出顯示您要評論的單詞,句子或段落,然後單擊 添加評論 按鈕(帶有加號的文本框)。

然後,您可以在評論框中編寫評論-或粘貼URL。 請點擊 留言 當您準備發布郵件時。

谷歌文檔發表新評論

要編輯框中的信息,請單擊右側的三個點,然後選擇 編輯。 您還可以通過在“回复”框中鍵入在原始評論下方的評論。

google docs新評論回复

要擺脫評論框,您可以刪除它或解決評論。 單擊右側的三個點,然後選擇 刪除 刪除框。 請點擊 解決 問題已解決且您不再需要評論時,請在框的右上角單擊。

谷歌文檔評論解決

如果您要查找有關在Google文檔中添加和解決評論的更深入的信息,請查看 Free Introduction 頁。

查找字數

您寫論文,報告或 博客文章 因為您要達到要求的字數?

儘管達到要求的字數計數可能並不總是容易的,但是Google Docs使得字數統計本身很簡單。

進入文檔後,點擊 工具 > 字數。 (您也可以使用快捷鍵⌘+ Shift + c。)

google docs字數菜單

然後,Google將顯示單詞總數(以及頁面,字符和不包括空格的字符總數)。

google docs字數統計

要計算特定句子,段落或頁面中的單詞,請突出顯示要包含的文本,然後按照上述相同步驟進行操作。

運行拼寫檢查

甚至對於專業作家來說,製作一個 偶然的拼寫錯誤。 Google文檔可以幫助所有作家解決這一難題。

運行拼寫檢查以查找並更正您可能錯過的任何錯誤。 將其視為您的個人校對員或編輯。

要在Google文檔中執行拼寫檢查,請點擊 工具 > 拼字 > 拼寫檢查.

google docs拼寫檢查

然後,Google文檔會掃描您的整個文檔,以查找拼寫錯誤的單詞和語法錯誤。 您可以選擇接受還是忽略Google的建議。

如果您發現自己經常使用Google無法識別的單詞,可以將其添加到詞典中。 這樣可以防止Google文檔在以後的拼寫檢查中突出顯示該單詞。

添加刪除線

在Google文檔中,您可以通過突出顯示要刪除的文本並單擊來添加刪除線 格式 > 刪除線.

谷歌文檔刪除線

使用Google文檔加載項

您可以在文檔中添加第三方工具或附件。 這些加載項包含獨特的功能,可幫助您以各種方式改善工作。

您可以通過單擊找到這些加載項 附加組件 > 獲取加載項…

谷歌文檔獲取添加菜單

以下是一些受歡迎的加載項,它們可能會對您有所幫助。

谷歌保持

編寫需要支持數據的文檔? 安裝 谷歌保持 到您的瀏覽器,以收集您打算引用的註釋,案例研究和參考。 然後,使用加載項根據需要將其拉入。 您還可以編輯通過Google Keep保存的筆記。

Extensis字體

一致的商標很重要,但是當您使用獨特的字體時,這可能會很棘手。 的 Extensis字體 附加組件可從中導入數千種字體 谷歌字體 將文件庫存儲到文檔中,以增強作品的整體美感。

HelloSign

撰寫合同,協議或任何其他需要簽名的文件? 的 HelloSign 附加組件將幫助您輕鬆便捷地收集電子簽名 安全 方式。

翻譯

需要翻譯嗎? 安裝 翻譯 附件,輕鬆將您的內容翻譯成另一種語言。

Lucidchart

Lucidchart 附加組件使您可以向文檔中添加易於設計和編輯的獨特圖表。 對於處理數據或尋找有趣的方式來顯示信息的人來說,它是完美的選擇。

語言工具

語言工具 輕鬆使用超過20種語言進行校對。 您不必再擔心拼寫或語法。 不管使用哪種語言,該插件都能捕獲錯誤和錯誤。

EasyBib刪除

EasyBib刪除 是一個自動書目生成器,具有7,000多種樣式選項,包括MLA,APA和哈佛樣式。

將Google表格和Google表單與Google文檔一起使用

借助Google文檔,可以輕鬆地與其他有用的工具(例如Google表格和Google表單)集成。 如果您在Google表格中創建電子表格或圖表,則可以將該信息直接插入Google文檔中。

借助Google表單,您可以創建調查,並將其自動保存到Google雲端硬盤中,以便於訪問和查看Google文檔。

Google表格

Google表格 對於需要構建任何類型的圖表,列表,計劃或電子表格的任何人來說,它都是一個不錯的選擇。 它是一個電子表格生成器,類似於Excel,並且是免費的。

打開Google表格後, 創建了您的圖表,您可以輕鬆地將其插入文檔中。

為此,請轉到工具欄,然後單擊 插入 > 圖表 > 從工作表。 您應該能夠查看並選擇要添加到文檔中的圖表。

谷歌表谷歌字體

谷歌表單

谷歌表單 是收集信息和調查回复的好方法。 只是去 Google Forms網站 然後在幾秒鐘內開始創建表格或調查。

您和您的團隊可以協作,並從Google畫廊中選擇一個模板,或者從頭開始創建一個獨特的模板,以根據您的喜好對其進行樣式設置。

谷歌文檔谷歌表格

Google表單也可以免費使用,並且可以與類似 體位法HubSpot的.

此外,您所有的Google表單文檔和回复都會自動保存到Google雲端硬盤中,因此您可以在Google文檔頁面中輕鬆訪問它們。

為此,請在打開Google文檔時單擊“應用程序”圖標。 向下滾動到 表格 查找您要打開的表單或調查。

google docs google apps菜單

最後要注意的功能是,對您的表格或調查表進行回复的人員可以在任何類型的設備上進行操作,從而使Google表單成為所有人的便捷選擇。

Google文檔入門

恭喜你! 您現在是Google Docs專業人士。 無論您是營銷人員還是首席執行官,這些技巧都可以幫助您利用Google的軟件並創建各種格式的文檔,無論您的專業背景如何。

Google文檔使您能夠隨時隨地與任意數量的人共享您的工作,這使其成為協作團隊的絕佳工具。 通過自動將對文檔的任何更改保存到雲端,還可以使您的生活變得簡單……這意味著您不必再為失去工作而煩惱。 最後,無論您是否有互聯網,都可以在任何地方處理文檔。

使用所有這些功能,您可以了解為什麼這麼多人跳入Google Docs潮流。 另外,它是免費的! 為什麼不試試呢?

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